Kassendifferenz: Was passiert, wenn die Kasse nicht stimmt?

Zu Stoßzeiten kann es in der Gastronomie schon mal hektisch werden. Wenn dann in einem Restaurant oder Café viel mit Bargeld bezahlt wird, passiert es schnell, dass bei der abendlichen Abrechnung die Kasse nicht stimmt. In diesem Fall ist es für Unternehmen wichtig zu wissen, wie rechtskonform mit der Situation umgegangen werden kann.

Wie viel Kassendifferenz ist normal?

Überall, wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Das ist ganz normal und so kann es sein, dass am Ende des Tages mal mehr oder weniger Geld in der Kasse ist, als eigentlich sollte. Die Differenz zwischen dem Ist- und dem Soll-Kassenstand nennt man Kassendifferenz. Um die Kassendifferenz zu berechnen, ziehst du den Ist-Kassenstand vom Soll-Kassenstand ab. Im Idealfall ist das Ergebnis null oder weicht nur sehr gering davon ab.

Im hektischen Arbeitsalltag gibt das Servicepersonal schnell mal etwas zu viel oder zu wenig Wechselgeld heraus, und nicht immer fällt dies dem Gast sofort auf. Es gilt sogar als normal, dass pro Stunde und Kasse etwa 10 Cent fehlen. Je nach Größe des Unternehmens fallen diese Abweichungen mehr oder weniger stark ins Gewicht.

Kassendifferenz: Wer muss zahlen, wenn die Kasse nicht stimmt?

Stellst du bei der Tagesabrechnung fest, dass eine Kassendifferenz vorliegt, stellt sich die Frage, wer dafür haftet und wie du diesen Betrag abrechnen sollst. Steuerrechtlich wird eine negative Kassendifferenz als Verlust abgeschrieben und über „Sonstige Aufwendungen, unregelmäßig (SKR03)“ gebucht.

Im Arbeitsrecht gestaltet sich die Lage etwas schwieriger, und nicht selten landen Streitfragen zum Thema Kassendifferenz vor dem Arbeitsgericht. Im Allgemeinen gilt: Arbeitgeber dürfen bei einer Kassendifferenz den Fehlbetrag nicht einfach vom Lohn der Mitarbeitenden abziehen. Ebenso darf die Kassendifferenz nicht mit dem Trinkgeld ausgeglichen werden. Eine uneingeschränkte Haftung durch Angestellte wurde vom Bundesarbeitsgericht als unangemessen eingestuft. Stattdessen wird nach der Schwere der Fahrlässigkeit geurteilt. Hierbei wird zwischen leichter, mittlerer und grober Fahrlässigkeit unterschieden.

Bei einer leichten Fahrlässigkeit müssen Mitarbeitende nicht haften. Kann eine mittlere Fahrlässigkeit nachgewiesen werden, haften Mitarbeitende anteilig am Fehlbetrag. Erst bei einer groben Fahrlässigkeit oder Vorsatz müssen Mitarbeitende voll haften. Das Problem ist jedoch, dass es meist nicht einfach, wenn nicht sogar unmöglich ist, den Grad der Fahrlässigkeit festzustellen. Teilen sich mehrere Mitarbeitende eine Kasse, ist zum Teil nicht mal genau festzustellen, wer für die Kassendifferenz verantwortlich ist. Auch eine Kündigung kann nicht so einfach ausgesprochen werden, denn eine Kündigung ist nur bei grober Fahrlässigkeit möglich. Allerdings kann durchaus auch schon bei kleineren Geldbeträgen eine Abmahnung ausgesprochen werden.

Mankovereinbarung und Mankogeld

Es besteht die Möglichkeit, im Arbeitsvertrag eine Mankovereinbarung zu treffen. Eine Mankovereinbarung ist eine Garantiehaftung durch den Arbeitnehmer. Hierbei kommen Mitarbeitende in jedem Fall und unabhängig davon, wodurch die Kassendifferenz entstanden ist, für den fehlenden Betrag auf.

Damit dies nicht ungerecht für Mitarbeitende ist, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt werden. Zum einen kann nur dann eine Mankovereinbarung getroffen werden, wenn nur eine Person Zugang zur Kasse hat. Sobald sich mehrere Personen eine Kasse teilen, ist eine Mankovereinbarung nicht mehr möglich. Zum anderen muss der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt ein Mankogeld zahlen. Alle Fehlbeträge werden dann mit diesem Mankogeld bezahlt. Die maximale Haftung darf die Höhe des Mankogeldes nicht überschreiten.

Der Vorteil eines Mankogeldes ist, dass Mitarbeitende vor unangemessenen Forderungen geschützt werden. Zudem besteht ein zusätzlicher Anreiz für Mitarbeitende, eine Kassendifferenz zu vermeiden, da das Mankogeld mit dem Gehalt ausgezahlt wird. Auch für das Betriebsklima ist eine Mankovereinbarung gut, denn so entstehen weniger Verdächtigungen gegenüber den Mitarbeitenden und die Beweislast durch den Arbeitgeber fällt weg. Außerdem gibt es eine klare Regelung, wie mit Fehlbeträgen umgegangen wird, wodurch sich die Mitarbeitenden weniger Sorgen machen müssen.