Kassenpflicht in der Gastronomie: Was 2026 gilt und 2028 geplant ist

Kassenpflicht in der Gastronomie: Was gilt 2026?

Im Jahr 2026 gibt es in Deutschland noch keine allgemeine Registrierkassenpflicht. Du kannst deinen Gastronomiebetrieb grundsätzlich weiterhin mit einer offenen Ladenkasse führen. Sobald du ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem einsetzt, gelten allerdings die besonderen Anforderungen aus der Abgabenordnung und der Kassensicherungsverordnung.

Ist eine offene Ladenkasse weiterhin erlaubt?

Eine offene Ladenkasse ist eine Barkasse ohne elektronische Aufzeichnung. Sie bleibt zulässig, entbindet dich aber nicht von einer ordnungsgemäßen Kassenführung. Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden.

Bei einer offenen Ladenkasse brauchst du tägliche Kassenberichte und musst den Bargeldbestand nachvollziehbar ermitteln können, etwa in einem Kassenbuch. Auch diese Kassenform kann bei einer Kassen-Nachschau geprüft werden.

Wer muss die Vorgaben zur Kassenführung beachten?

Die Vorgaben gelten für Restaurants, Cafés, Bars, Imbisse und Food Trucks. Entscheidend ist, wie du Geschäftsvorfälle aufzeichnest und welcher Betriebsstätte die eingesetzten Kassen zugeordnet sind.

Welche Pflichten gelten für elektronische Kassensysteme?

Ein elektronisches Kassensystem muss jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen. Die Daten müssen vor Veränderungen geschützt und für Prüfungen verfügbar sein.

Technische Sicherheitseinrichtung

Elektronische Kassensysteme und Registrierkassen müssen grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt werden. Die TSE bei Kassensystemen protokolliert die Vorgänge und macht Lücken oder nachträgliche Veränderungen erkennbar.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Technik allein reicht nicht aus. Dokumentiere Einrichtung, Zugriffsrechte, Stornierungen, Preisänderungen, Ausfälle und Datenexporte in einer aktuellen Verfahrensdokumentation. Ergänzende Informationen erhältst du in unserem Beitrag zur GoBD-gemäßen Kassenführung. Gleiche die dokumentierten Abläufe regelmäßig mit der Praxis ab.

DSFinV-K und Datenexport

Die Abkürzung DSFinV-K steht für „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“. Sie legt fest, in welcher Struktur elektronische Kassendaten exportiert und der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden. Dazu gehören beispielsweise Informationen zu einzelnen Geschäftsvorfällen, Zahlarten, Steuersätzen, Stornierungen und Tagesabschlüssen.

Die DSFinV-K ist kein eigenes Sicherheitsmodul und ersetzt nicht die technische Sicherheitseinrichtung. Während die TSE Kassenvorgänge vor nachträglichen Veränderungen schützt, sorgt die DSFinV-K für einen einheitlichen und maschinell auswertbaren Datenexport. Bei einer Kassen-Nachschau oder Betriebsprüfung kann das Finanzamt verlangen, dass du diese Daten aus deinem Kassensystem bereitstellst.

Prüfe deshalb regelmäßig, ob dein Kassensystem einen vollständigen DSFinV-K-Export erstellen kann. Ein digitales Kassensystem für die Gastronomie sollte die Kassendaten strukturiert speichern und bei Bedarf für die Prüfung ausgeben können.

Kassen-Meldepflicht: Kassensysteme richtig melden

Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen dem Finanzamt über das amtliche Mitteilungsverfahren gemeldet werden. Für neu angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme gilt grundsätzlich eine Frist von einem Monat. Die Übermittlung ist über Mein ELSTER, per XML-Upload oder über eine geeignete Softwareschnittstelle möglich.

Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte

Für die Meldung gilt die sogenannte Bruttomethode. Das bedeutet: Bei jeder Mitteilung werden stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte gemeinsam angegeben. Betreibst du mehrere Filialen, reichst du für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung ein.

Bei Anschaffung, Außerbetriebnahme oder Wechsel der Betriebsstätte übermittelst du eine aktualisierte Gesamtmeldung. Das ELSTER-Portal zur Kassenmeldung erklärt dieses Verfahren.

Ein Beispiel: In deinem Restaurant nutzt du eine Hauptkasse, zwei mobile Handgeräte mit eigener Kassenfunktion und eine weitere Kasse im Außenbereich. Gehören alle Systeme zu derselben Betriebsstätte, werden sie in einer gemeinsamen Mitteilung aufgeführt. Eine zweite Filiale benötigt eine separate Meldung.

Auch Leasing-, Miet- und Leihkassen melden

Die Meldepflicht hängt nicht davon ab, wem die Kasse gehört. Auch geleaste, gemietete oder kurzfristig geliehene Systeme unterliegen grundsätzlich denselben Regeln. Die Mitteilung übernimmt der Betrieb, der das System tatsächlich verwendet.

Halte Vertrag, Seriennummern und TSE-Angaben griffbereit. Bei Rückgabe meldest du die Außerbetriebnahme und sicherst zuvor alle aufbewahrungspflichtigen Daten maschinell auswertbar.

Diese Angaben solltest du vorbereiten

• Betriebsdaten: Name, Steuernummer und Anschrift der Betriebsstätte.
• Kassendaten: Art, Anzahl und Seriennummer der eingesetzten Systeme.
• TSE-Daten: Bauform, Seriennummer und weitere Angaben zur zertifizierten Sicherheitseinrichtung.
• Zeitangaben: Datum der Anschaffung, Bereitstellung oder Außerbetriebnahme.
• Zuordnung: Eindeutige Verbindung jedes Systems mit einer Betriebsstätte.

Wichtig: Bei einer Änderung meldest du nicht nur die betroffene Kasse. Übermittle erneut alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der betreffenden Betriebsstätte und kontrolliere vor dem Absenden Seriennummern sowie TSE-Angaben.

Geplante Registrierkassenpflicht ab 2028

Die Bundesregierung hat im Juli 2026 eine Registrierkassenpflicht angekündigt. Nach dem aktuellen Plan soll sie ab dem 1. Januar 2028 für Geschäfte mit mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz gelten.

Die geplante Registrierkassenpflicht ist noch kein geltendes Gesetz. Umsatzermittlung, Ausnahmen, Übergangsfristen und technische Details können sich ändern. Verfolge daher die Veröffentlichungen zum Aktionsplan gegen Steuer- und Finanzkriminalität.

So kannst du dich vorbereiten

• Umsatz prüfen: Beobachte, ob dein Betrieb die angekündigte Grenze überschreitet.
• Ist-Zustand erfassen: Dokumentiere Kassen, TSE, Schnittstellen und Einsatzorte.
• Export testen: Prüfe, ob TSE- und DSFinV-K-Daten kurzfristig bereitgestellt werden können.
• Wechsel planen: Berücksichtige Einrichtung, Schulung, Datenübernahme und Hardware.
• Entwicklung verfolgen: Passe deine Planung erst an verbindliche gesetzliche Vorgaben an.

Checkliste für die Kassen-Nachschau

Eine Kassen-Nachschau kann unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden. Dabei können Aufzeichnungen, Organisationsunterlagen und elektronische Daten verlangt werden. Bei Beanstandungen ist der Übergang zur Außenprüfung möglich.

Mit dieser Checkliste bereitest du deinen Betrieb vor:

• Ansprechperson festlegen: Bestimme, wer im Betrieb Auskünfte geben und auf das Kassensystem zugreifen darf.
• Ausweis kontrollieren: Lass dir den Dienstausweis zeigen, sobald nicht öffentliche Bereiche betreten oder Unterlagen angefordert werden.
• Kassensturz ermöglichen: Sorge dafür, dass der tatsächliche Bargeldbestand kurzfristig ermittelt werden kann.
• Verfahrensdokumentation bereithalten: Lege Bedienungs-, Programmier- und Prozessunterlagen aktuell ab.
• TSE-Daten sichern: Halte den vorgeschriebenen TSE-Export verfügbar.
• DSFinV-K-Export testen: Stelle sicher, dass Kassendaten zeitnah maschinell auswertbar ausgegeben werden können.
• Stornierungen dokumentieren: Mache Preisänderungen, Trainingsbuchungen und Abbrüche nachvollziehbar.
• Ausfälle festhalten: Dokumentiere Beginn, Ende, Ursache und Ersatzverfahren bei technischen Störungen.
• Meldung abgleichen: Prüfe, ob die eingesetzten Systeme mit der betriebsstättenbezogenen Kassenmeldung übereinstimmen.
• Übergabe protokollieren: Notiere, welche Daten und Unterlagen bereitgestellt wurden.

Praxis-Tipp: Führe regelmäßig eine interne Probe-Nachschau durch. Lasse eine Person aus deinem Team Kassensturz, Datenexport und Dokumentenablage testen. So erkennst du fehlende Unterlagen oder Zugriffsprobleme frühzeitig.

Digitale Bons richtig ausgeben

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion nutzt, muss unmittelbar nach dem Geschäftsvorgang einen Beleg zur Verfügung stellen. Der Bon kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden. Gäste müssen ihn nicht mitnehmen.

Ein digitaler Kassenbon im Restaurant muss inhaltlich die gleichen Anforderungen wie ein Papierbeleg erfüllen. Möglich sind E-Mail, Smartphone, Downloadlink oder ein QR-Code auf dem Kundendisplay. Vor der Bereitstellung muss die Transaktion abgeschlossen sein.

Darauf solltest du im Alltag achten

• Bon tatsächlich erstellen: Das bloße Speichern von Kassendaten ersetzt die Belegausgabe nicht.
• Pflichtangaben prüfen: Kontrolliere regelmäßig Inhalte, Lesbarkeit und Zuordnung zum Geschäftsvorgang.
• Abruf ermöglichen: Der Link oder QR-Code muss für Gäste unmittelbar erreichbar sein.
• Datenschutz beachten: Frage E-Mail-Adressen nur ab, wenn sie für die gewählte Übermittlung benötigt werden.
• Alternative vorsehen: Lege fest, wie dein Team bei technischen Störungen einen Beleg ausgibt.

Mit einer Lösung zur digitalen Belegerstellung und Kassenverwaltung kannst du Bons, Bestellungen und Zahlungsdaten in einem System zusammenführen. Das reduziert Medienbrüche und erleichtert deinem Team die Belegausgabe im laufenden Service.

Das passende Kassensystem für deinen Betrieb

Ein Kassensystem muss zu Betriebsgröße, Servicekonzept, Kassenplätzen und Außenbereichen passen. Berücksichtige auch, ob dein Team Bestellungen mobil aufnimmt.

Diese Funktionen sind besonders wichtig

• Aufzeichnung: TSE, GoBD-gemäße Datenspeicherung und DSFinV-K-Export.
• Belege: Papierbons und digitale Belege mit vollständigen Pflichtangaben.
• Kontrolle: Rollen, Rechte und nachvollziehbare Stornierungsprozesse.
• Betriebssicherheit: Klare Abläufe bei Internet-, Kassen- oder TSE-Ausfällen.
• Buchhaltung: Strukturierte Tagesabschlüsse und geeignete Exportmöglichkeiten.
• Skalierbarkeit: Unterstützung zusätzlicher Kassen, Handgeräte und Standorte.

Einen Überblick über die verfügbaren Varianten erhältst du in unserem Beitrag Welche Kassensysteme gibt es?. Auch unser Artikel zum POS-System in der Gastronomie hilft dir bei der Einordnung.

Mit DISH POS verwaltest du Bestellungen, Belege und Umsatzdaten zentral. Das System unterstützt digitale Belegerstellung sowie Aufzeichnungen nach GoBD, TSE und DSFinV-K. DATEV-Export, mobile Handgeräte und ein offlinefähiger Mini-Server können deine Abläufe zusätzlich unterstützen.

Fazit

Eine allgemeine Kassenpflicht in der Gastronomie besteht 2026 noch nicht. Wer elektronisch kassiert, muss sein System jedoch ordnungsgemäß einsetzen, melden und für Prüfungen dokumentieren. Dazu gehören TSE, DSFinV-K, Belegausgabe und eine aktuelle Verfahrensdokumentation. Prüfe jetzt deine Kassenmeldung je Betriebsstätte, beziehe Leasing- und Mietkassen ein und teste den Datenexport.

FAQS: Kassenpflicht

Ist eine elektronische Kasse in der Gastronomie 2026 Pflicht?

Nein. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht gilt 2026 noch nicht. Du kannst weiterhin eine offene Ladenkasse nutzen, musst dabei aber alle Anforderungen an eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Kassenführung erfüllen.

Ab wann soll die Registrierkassenpflicht gelten?

Nach dem im Juli 2026 angekündigten Plan soll sie am 1. Januar 2028 beginnen. Vorgesehen ist eine Grenze von mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz. Da das Gesetz noch nicht verabschiedet ist, können sich Termin und Details ändern.

Muss eine geleaste Kasse gemeldet werden?

Ja. Für geleaste, gemietete oder geliehene Kassensysteme gelten grundsätzlich dieselben Mitteilungsregeln wie für gekaufte Systeme. Meldepflichtig ist der Betrieb, der die Kasse tatsächlich verwendet.

Darf ein Kassenbon ausschließlich digital ausgegeben werden?

Ein elektronischer Beleg ist grundsätzlich möglich, wenn er in einem standardisierten Datenformat bereitgestellt wird und die empfangende Person zustimmt. Er muss unmittelbar nach Abschluss des Geschäftsvorgangs verfügbar sein und die vorgeschriebenen Angaben enthalten.