Steuern in der Gastronomie: Finanzen richtig kalkulieren

Gastro-Steuern: Diese Abgaben kommen auf dich zu

Eigenes Restaurant mit Bewirtung vor Ort, Café mit Kuchenverkauf, Foodtruck, Bar oder Take-away mit Lieferservice: Die Art deines Betriebs beeinflusst, welche steuerlichen Pflichten im Alltag besonders wichtig sind. Eine zentrale Rolle spielt die Umsatzsteuer auf Speisen, Getränke und Dienstleistungen. Dazu kommen je nach Rechtsform, Gewinn, Standort und Beschäftigtenzahl weitere Abgaben.

Zu den wichtigsten Steuern und steuerlichen Pflichten in der Gastronomie zählen:

• Gewerbesteuer: relevant für gewerbliche Betriebe, abhängig vom Gewerbeertrag und vom Hebesatz deiner Gemeinde.
• Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer: abhängig davon, ob du als Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft tätig bist.
• Lohnsteuer: wichtig, sobald du Mitarbeitende beschäftigst.
• Umsatzsteuer: besonders relevant, weil Speisen und Getränke unterschiedlich besteuert werden.
• Pauschalbeträge für Sachentnahmen: relevant, wenn du Waren oder Speisen aus deinem Betrieb privat nutzt. Praktische Hinweise dazu liefert der Artikel Eigenverbrauch in der Gastronomie berechnen.
• Pflichten rund um Kasse, Belege und E-Rechnung: wichtig für eine ordnungsgemäße Dokumentation und Betriebsprüfung.

Tipp: Berücksichtige deine Steuerlast schon im Businessplan. Was du dafür vorbereiten solltest, liest du im Beitrag Businessplan für die Gastronomie erstellen.

Besteuerung in der Gastronomie – Schritt für Schritt erklärt

Je früher du deine steuerlichen Pflichten kennst, desto sicherer planst du Preise, Liquidität und Investitionen. Das gilt bei einer Neugründung ebenso wie bei einer Restaurantübernahme. Kläre vor dem Start, welche Rechtsform du wählst, ob du Personal beschäftigst, welche Umsätze du erwartest und wie du deine Buchhaltung organisierst.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften können bei der Gewerbesteuer einen Freibetrag von 24.500 Euro pro Jahr geltend machen. Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG haben diesen Freibetrag nicht. Sie zahlen stattdessen Körperschaftsteuer auf ihren Gewinn.

Wichtig ist außerdem: Steuern entstehen nicht erst mit der Steuererklärung. Viele Abgaben werden während des Jahres als Vorauszahlung, Voranmeldung oder Anmeldung fällig. Plane deshalb Rücklagen ein und arbeite mit klaren Auswertungen aus Buchhaltung und Kassensystem.

Die wichtigsten Gastronomie-Steuern

Gewerbesteuer

Die Gewerbesteuer wird von der Stadt oder Gemeinde erhoben, in der sich dein Gastronomiebetrieb befindet. Grundlage ist dein Gewerbeertrag. Daraus wird mit der bundesweit einheitlichen Steuermesszahl von 3,5 Prozent ein Steuermessbetrag ermittelt. Dieser wird anschließend mit dem Hebesatz deiner Gemeinde multipliziert.

Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt ein Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 Euro. Erst der darüberliegende Gewerbeertrag wird bei diesen Rechtsformen für die Gewerbesteuer berücksichtigt. Bei Kapitalgesellschaften fällt Gewerbesteuer grundsätzlich ab dem ersten Euro Gewerbeertrag an.

Formel: Gewerbeertrag abzüglich Freibetrag x 3,5 Prozent x Hebesatz = Gewerbesteuer

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Steuerarten in der Gastronomie. Die Begriffe Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer werden oft gleichbedeutend verwendet. Umsatzsteuer ist der rechtliche Begriff, Mehrwertsteuer die geläufige Bezeichnung im Alltag.

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Das gilt unabhängig davon, ob Speisen vor Ort verzehrt, mitgenommen, geliefert oder im Rahmen von Catering angeboten werden. Getränke bleiben grundsätzlich beim regulären Umsatzsteuersatz von 19 Prozent.

Für deinen Betrieb bedeutet das: Speisen und Getränke müssen weiterhin sauber getrennt werden. Das gilt auch für Menüs, Frühstücksangebote oder Kombi-Angebote, bei denen Speisen und Getränke gemeinsam verkauft werden. Dein Kassensystem sollte die unterschiedlichen Steuersätze korrekt abbilden.

Einkommensteuer

Wenn du als Einzelunternehmen oder Personengesellschaft arbeitest, versteuerst du deinen Gewinn über die persönliche Einkommensteuer. Den Gewinn ermittelst du in der Regel über eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder über eine Bilanz, je nach Umfang und Rechtsform deines Betriebs.

Der Grundfreibetrag liegt 2026 bei 12.348 Euro für Ledige. Bei Zusammenveranlagung verdoppelt sich der Betrag auf 24.696 Euro. Erst das zu versteuernde Einkommen oberhalb dieses Betrags wird mit Einkommensteuer belastet. Die konkrete Steuerhöhe hängt von deinem gesamten steuerpflichtigen Einkommen ab.

Körperschaftsteuer

Körperschaftsteuer zahlst du, wenn dein Gastronomiebetrieb als Kapitalgesellschaft geführt wird, etwa als GmbH oder UG. Der Steuersatz beträgt 15 Prozent auf den steuerpflichtigen Gewinn. Zusätzlich fällt Solidaritätszuschlag auf die Körperschaftsteuer an.

Die Vorauszahlungen zur Körperschaftsteuer sind quartalsweise fällig. Die üblichen Termine sind der 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Die genaue Höhe setzt das Finanzamt fest.

Lohnsteuer

Beschäftigst du Mitarbeitende, musst du Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer einbehalten und an das Finanzamt abführen. Die Lohnsteuer wird mit der Gehaltsabrechnung berechnet und über die Lohnsteuer-Anmeldung gemeldet.

Der Solidaritätszuschlag fällt bei der Lohnsteuer 2026 erst an, wenn die tatsächliche Jahres-Lohnsteuer bestimmte Freigrenzen überschreitet. Diese liegen bei 20.350 Euro bei Einzelveranlagung und 40.700 Euro bei Zusammenveranlagung. In vielen Gastronomiebetrieben spielt der Soli bei Beschäftigten deshalb keine oder nur eine geringe Rolle. Prüfe Grenzfälle dennoch sauber in der Lohnabrechnung.

Auch Trinkgelder solltest du sauber einordnen. Was dabei wichtig ist, erklären die Beiträge Trinkgeld in der Gastronomie und Trinkgeld bei Kartenzahlung.

Pauschalbeträge für Sachentnahmen

In der Gastronomie geht die Finanzverwaltung davon aus, dass Betriebsinhaberinnen und Betriebsinhaber Waren, Speisen oder Getränke auch privat nutzen können. Dafür gibt es Pauschalbeträge für unentgeltliche Wertabgaben, auch Sachentnahmen genannt.

Für 2026 gelten neue Jahreswerte pro Person ohne Umsatzsteuer. Die Höhe richtet sich nach dem Gewerbezweig. Nur durch genaue Einzelaufzeichnungen kannst du nachweisen, dass die tatsächlichen Entnahmen niedriger waren. Wie du solche Entnahmen grundsätzlich abgrenzt, liest du im Beitrag Eigenverbrauch in der Gastronomie berechnen.

Pauschalbeträge für Sachentnahmen 2026:

Quelle der Werte: Jahreswert für eine Person ohne Umsatzsteuer, 1. Januar bis 31. Dezember 2026.

Sonstige Steuern

Bei alkoholischen Getränken können zusätzlich Verbrauchsteuern eine Rolle spielen. Dazu zählen zum Beispiel Alkoholsteuer, Biersteuer und Schaumweinsteuer. Diese Steuern werden in der Regel nicht von deinem Gastronomiebetrieb direkt abgeführt, sondern sind bereits in der Kalkulation der Hersteller oder Lieferunternehmen enthalten.

Für deine Preisgestaltung bleiben sie trotzdem relevant. Besonders bei Getränken lohnt sich eine saubere Kalkulation.

Kasse, Belege und E-Rechnung: Das ist 2026 wichtig

Steuern in der Gastronomie hängen eng mit einer sauberen Dokumentation zusammen. Gerade Bargeldumsätze, Kartenzahlungen, Trinkgeld, Stornos und unterschiedliche Umsatzsteuersätze müssen nachvollziehbar erfasst werden. Nutzt du ein elektronisches Kassensystem, gelten besondere Vorgaben.

Grundlagen zur rechtssicheren Dokumentation findest du im Beitrag GoBD-gemäße Kassenführung. Welche Fehler im Alltag häufig passieren, zeigt der Artikel Fehler bei der Kassenführung vermeiden.

Kassenmeldung seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme zur Verfügung. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Prüfe deshalb, ob alle eingesetzten Kassensysteme korrekt an das Finanzamt gemeldet sind. Das gilt auch für gemietete oder geleaste Systeme. Bei einer Betriebsstätte müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einheitlich gemeldet werden.

Wenn du grundsätzlich prüfen möchtest, welche Anforderungen an Kassen im Restaurant gelten, ist der Beitrag Kassenpflicht in der Gastronomie ein passender Einstieg. Für die tägliche Dokumentation ist außerdem der Artikel Kassenbuch führen in der Gastronomie relevant.

Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht gilt seit 2020. Ein Beleg kann in Papierform oder elektronisch bereitgestellt werden, zum Beispiel als PDF oder über einen QR-Code. Entscheidend ist, dass der Beleg unmittelbar im Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erstellt und dem Gast angeboten wird.

Nimmt der Gast den Beleg nicht mit, darf er vernichtet werden. Erstellen und anbieten musst du ihn trotzdem. Weitere Details dazu findest du im Beitrag Kassenbon im Restaurant.

E-Rechnung bei B2B-Umsätzen

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Eine einfache PDF-Rechnung gilt seitdem nicht mehr als E-Rechnung, weil sie kein strukturiertes elektronisches Format darstellt.

Für Restaurants, Cafés und Caterer ist das besonders bei Geschäftsessen relevant. Liegt der Rechnungsbetrag über 250 Euro und handelt es sich um einen B2B-Umsatz, kann eine E-Rechnung erforderlich sein. Übergangsregelungen erlauben in vielen Fällen bis Ende 2026 noch sonstige Rechnungen; bei Rechnungsausstellern mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027.

Wichtig: Diese Übersicht ersetzt keine Steuerberatung. Gerade bei E-Rechnungen, Sachentnahmen, Betriebsprüfungen und gemischten Umsätzen solltest du deine Steuerberatung einbeziehen.

Kassennachschau und Betriebsprüfung

Die Finanzverwaltung kann unangekündigt prüfen, ob deine Kassenaufzeichnungen ordnungsgemäß sind. Deshalb solltest du Umsätze, Stornos, Entnahmen, Trinkgeld und Tagesabschlüsse jederzeit nachvollziehbar dokumentieren.

Was bei einer unangekündigten Prüfung wichtig ist, liest du im Beitrag Kassennachschau in der Gastronomie.

Auf einen Blick: Die wichtigsten Steuerfristen

Wichtig: Bei Wochenenden, Feiertagen, Dauerfristverlängerung oder steuerlicher Vertretung können sich Fristen verschieben. Richte dir feste Erinnerungen ein und prüfe regelmäßig die Bescheide deines Finanzamts.

So hältst du Gewinne und Steuern im Gleichgewicht

Eine gute Steuerplanung beginnt bei deiner Kalkulation. Wenn du Speisen, Getränke, Personal, Miete, Energie, Wareneinsatz und Steuern sauber einrechnest, schützt du deine Marge. Nutze dafür aktuelle Auswertungen aus Kasse, Buchhaltung und Warenwirtschaft.

Hilfreich ist eine regelmäßige Kontrolle deiner wichtigsten Zahlen. Vergleiche Umsatz, Wareneinsatz, Personalkosten und Steuerlast nicht erst am Jahresende. Je früher du Abweichungen erkennst, desto schneller kannst du Preise, Portionsgrößen, Einkauf oder Dienstplanung anpassen.

Auch digitale Lösungen können helfen, Abläufe sauberer zu dokumentieren. Mit DISH POS arbeitest du mit einem Kassensystem für die Gastronomie, das dich bei Abrechnung, Zahlungen und Umsatzübersicht unterstützt. Bei Reservierungen, Bestellungen und Betriebsoptimierung kann DISH Premium zusätzliche Entlastung schaffen.

Fazit

Steuern in der Gastronomie sind mehr als eine jährliche Pflicht. Sie beeinflussen deine Preise, deine Liquidität, deine Buchhaltung und deine täglichen Abläufe. Wer die aktuellen Regeln kennt, kann sicherer kalkulieren und Fehler vermeiden.

Prüfe deshalb regelmäßig deine Steuersätze, Fristen, Kassenmeldungen und Rechnungsprozesse. Halte Speisen und Getränke sauber getrennt, plane Rücklagen ein und stimme Sonderfälle mit deiner Steuerberatung ab. So bleibt dein Betrieb finanziell besser steuerbar – auch bei wechselnden Anforderungen.

FAQ

Welche Steuern muss ich in der Gastronomie zahlen?

Welche Steuern für deinen Gastronomiebetrieb relevant sind, hängt von deiner Rechtsform, deinem Gewinn, deinem Standort und deinem Angebot ab. Häufig spielen Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer sowie Lohnsteuer eine Rolle. Zusätzlich können Pflichten rund um Kasse, Belege, E-Rechnung und Sachentnahmen wichtig sein.

Welcher Umsatzsteuersatz gilt 2026 in der Gastronomie?

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Speisen in der Gastronomie der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Getränke werden grundsätzlich weiterhin mit 19 Prozent besteuert. Deshalb solltest du Speisen und Getränke in deinem Kassensystem sauber getrennt erfassen.

Wann muss ich meine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Voranmeldungszeitraums abzugeben. Ob du monatlich oder vierteljährlich meldest, richtet sich in der Regel nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres. Bei Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Abgabefrist um einen Monat.