Pfandsysteme und Kautionen in der Gastronomie – was Betriebe wissen müssen

Pfand und Kaution werden in der Gastronomie oft verwechselt. Für Gastronomiebetriebe ist es wichtig, die Unterschiede genau zu kennen – aus praktischer und steuerlicher Sicht. Auch rechtliche Vorgaben wie die Mehrwegpflicht oder Umsatzsteuerregelungen spielen eine Rolle. Dieser Beitrag gibt einen praxisnahen Überblick.

Gesetzliche Grundlagen von Pfand und Kaution

Mehrere Rechtsgebiete greifen hier ineinander:

• Verpackungsgesetz (VerpackG): regelt das Pfandsystem für Einweg- und Mehrwegverpackungen sowie die seit 2023 geltende Mehrwegangebotspflicht bei To-go-Speisen und Getränken (§ 33, § 34 VerpackG).
• Umsatzsteuergesetz (UStG): bestimmt, wann Pfand oder Kaution als umsatzsteuerpflichtiges Entgelt gilt (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG).
• BGB: regelt die zivilrechtliche Behandlung von Kautionen als Sicherheiten (§§ 232 ff. BGB).

Pfandsystem für Einweg- und Mehrwegflaschen

In Deutschland besteht ein Pfandsystem für Getränkeverpackungen:

• Einweg-Pfand: 0,25 € auf fast alle Kunststoff- und Metallverpackungen (§ 31 VerpackG).
• Mehrweg-Pfand: variable Pfandbeträge (z. B. 0,15 € für Bierflaschen, 3 € für Kisten).

Wichtig: Pfand ist nicht umsatzsteuerpflichtig, solange es bei Rückgabe erstattet wird. Erfolgt keine Rückgabe, wird der Betrag steuerpflichtig.

Mehrwegpflicht für To-go-Speisen

Seit 1. Januar 2023 gilt die Mehrwegangebotspflicht (§ 33, § 34 VerpackG). Gastronomiebetriebe, die Essen oder Getränke „to go“ in Einwegverpackungen verkaufen, müssen auch eine Mehrwegalternative anbieten:

• Wahlmöglichkeit für Kunden zwischen Einweg und Mehrwegverpackung.
• Für Mehrwegbehälter wird ein Betrag erhoben (z.B. 2–5 € pro Becher oder Box).
• Der Betrag ist steuerfrei, solange die Verpackung zurückgegeben wird.

Diese Pflicht betrifft nicht nur große Ketten, sondern auch inhabergeführte Restaurants, Cafés, Imbisse und Food Trucks – mit Ausnahmen für sehr kleine Betriebe.

Unterschied zwischen Pfand und Kaution

Der zentrale Unterschied liegt im Zweck und in der steuerlichen Behandlung:

Pfand

• Wird auf eine Ware oder Verpackung erhoben, die typischerweise zurückgegeben wird (z. B. Flaschen, Kisten, To-go-Mehrwegbehälter) und in einem standardisierten System geregelt ist.
• Pfand ist kein Entgelt und somit nicht umsatzsteuerpflichtig – solange es bei Rückgabe erstattet wird.
• Erst wenn keine Rückgabe erfolgt, wird der Pfandbetrag steuerpflichtig.

Kaution

• Dient als Sicherheitsleistung für eine überlassene Sache, die nicht durch ein standardisiertes Pfandsystem geregelt ist (z. B. Kaution für Geschirr, Zapfanlage, Möbel bei Catering).
• Kaution ist kein Umsatz und daher ebenfalls nicht umsatzsteuerpflichtig, solange sie zurückgezahlt wird.
• Wird die Kaution einbehalten (z.B. wegen Beschädigung oder Verlust), gilt sie als Entgelt und ist damit steuerpflichtig.

Kurz gesagt:

Pfand = standardisierte Rückgabe von Verpackungen/Behältnissen im laufenden Geschäft. Wird in guten Kassensystemen direkt abgebildet. Bei DISH POS ist es das Verpackungsprofil und wird automatisch bei den konfigurierten Artikeln ausgewiesen.

Kaution = individuelle Sicherheit für eine Leihgabe außerhalb des normalen Verkaufs. Hier hilft oft die Eselsbrücke, dass auch etwas anderes, wie ein Ausweis, ein Schlüsselbund, ein Laptop, …, hinterlassen werden kann.

Praxisbeispiele

Um den Unterschied zwischen Pfand und Kaution in der Praxis besser zu verstehen, helfen konkrete Beispiele aus dem gastronomischen Alltag.

• Pfand (Becher): Café verlangt 2 € Pfand für einen Mehrwegbecher. → Kunde gibt Becher zurück, 2 € werden ausgezahlt. Keine Umsatzsteuer.
• Pfand (nicht zurück): Kunde behält den Becher, Betrieb behält 2 €. → Umsatzsteuerpflichtig im Zeitpunkt des Verfalls.
• Kaution (Catering-Equipment): Caterer verlangt 100 € Kaution für Geschirr. Kunde gibt alles zurück, 100 € werden erstattet. → Keine Umsatzsteuer.
• Kaution (Einbehalt): Ein Teil des Geschirrs fehlt, Caterer behält 20 €. → Die 20 € sind umsatzsteuerpflichtiges Entgelt.

Fazit

Pfand und Kaution sind unterschiedlich geregelt. Pfand ist Teil eines Standardsystems, Kaution individuelle Sicherheit. Beide sind steuerlich zunächst neutral, werden aber bei Verfall steuerpflichtig. Prüfe daher unbedingt regelmäßig deine Kassensysteme und Abläufe, um Fehler bei der Umsatzsteuer zu vermeiden. DISH POS hilft, diese Anforderungen gesetzeskonform umzusetzen.