GoBD-gemäße Kassenführung: Warum sie für deinen Gastro-Erfolg entscheidend ist

Rechnungen, Belege, Aufbewahrungsfristen – klingt nicht gerade nach Lieblingsaufgaben im Gastro-Alltag. Doch gerade bei der Kassenführung hört der Spaß für die Finanzbehörden auf. Wer hier nicht sauber arbeitet, riskiert nicht nur Ärger, sondern im schlimmsten Fall die Existenz. Die gute Nachricht: Mit dem richtigen System, etwas Grundwissen und klaren Abläufen lässt sich das Ganze rechtssicher und stressfrei in den Griff bekommen. Dieser Beitrag zeigt, worauf es ankommt – verständlich, konkret und praxisnah.

Warum eine gute Kassenführung so wichtig ist

GoBD, DSFinV-K, TSE, Verfahrensdokumentation – als Gastronom:in fliegen dir diese Begriffe nur so um die Ohren. Was dabei klar ist: deine Kasse und deren ordnungsgemäße Führung sind ein zentraler Bestandteil deiner Buchhaltung.

Eine schlecht geführte Kasse – insbesondere, wenn du die rechtlichen Vorgaben nicht einhältst – kann existenzbedrohend sein. Denn eine Kassennachschau durch die Finanzbehörde kann Missstände aufdecken und im schlimmsten Fall zu einer Betriebsprüfung mit vollständiger Verwerfung deiner Buchhaltung führen.

Das bedeutet: Das Finanzamt schätzt – und diese Schätzung kann deutlich höher ausfallen, als du es dir je vorstellen würdest.

Oder wie man so schön sagt: Wer’s gleich richtig macht, spart sich später den Ärger. Und das fängt bei der Technik an – genauer gesagt: bei deinem Kassensystem. Denn ob deine Kassenführung wirklich GoBD-konform ist, hängt maßgeblich davon ab, was deine Kasse kann – und was nicht.

Anforderungen an Kassensysteme

Damit deine Kasse wirklich GoBD-konform arbeitet, reicht es nicht, einfach irgendein System zu nutzen. Die rechtlichen Vorgaben sind klar – und die Technik muss mitspielen. Ob Speicherpflicht, Nachvollziehbarkeit oder Änderungsprotokoll: dein Kassensystem ist das Herzstück deiner Buchhaltung. Höchste Zeit also, genauer hinzuschauen, was es leisten muss.

Was ist Buchhaltung?

Klar, das ist das, was deine Steuerkanzlei macht. Irgendwann kommt sie mit einer Zahl – und du sollst dann ans Finanzamt überweisen. Stimmt irgendwie, aber schauen wir mal genauer auf den Begriff.

Der Begriff „Buchhaltung“ stammt aus der Zeit, als Geschäftsvorfälle noch per Hand in Büchern erfasst wurden. Das „Halten“ bezog sich darauf, dass diese Bücher geführt und aktuell gehalten wurden. Und was waren diese Bücher? Wir sehen sie heute noch in Begriffen wie Kassenbuch, Rechnungsbuch oder Gutscheinbuch. Früher waren es tatsächlich einzelne Bücher, in denen Geschäftsvorfälle themenbezogen aufgezeichnet wurden.

Was heißt GoBD?

GoBD steht für: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Ein Monsterbegriff – aber im Grunde handelt es sich um Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums.

Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten elektronisch erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden müssen. Das betrifft nicht nur deine Kasse, sondern alle Buchhaltungsunterlagen. Ein wenig solltest du dich damit beschäftigen – der Zoll hat die wichtigsten Infos für dich zusammengefasst. Oder besser noch: dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin kennt sich damit bestens aus und kann dich beraten.

Gibt es eine Speicherpflicht?

Ein GoBD-konformes Kassensystem muss alle Transaktionen einzeln und unveränderbar speichern. Das heißt: Jede Buchung und jeder Beleg müssen vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden.

Die Daten müssen für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 8 bis 10 Jahren verfügbar und lesbar sein. Dafür sorgt z. B. die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE), welche die korrekte Aufzeichnung garantiert – oder ein digitales System wie DISH POS, das alle Daten manipulationssicher speichert.

Muss ich Änderungen dokumentieren?

Ja – Änderungen an gespeicherten Daten müssen vollständig dokumentiert und nachvollziehbar sein. Das gilt sowohl für technische Änderungen als auch für manuelle Korrekturen.

Jede Änderung braucht einen Zeitstempel und muss eindeutig zugeordnet werden können. Genau darum kannst du in modernen Kassensystemen wie DISH POS auch keinen falschen Beleg einfach löschen und neu erfassen. du musst den Beleg stornieren und korrekt neu erfassen.

Und das war früher auch so: In der klassischen Buchhaltung oder im Kassenbuch durfte man nichts ausradieren oder herausreißen. Fehler wurden leserlich durchgestrichen – und korrekt neu eingetragen.

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Verfahrensdokumentation nach GoBD

Eine ordentliche Kasse allein reicht nicht aus – du musst auch nachweisen können, wie in deinem Betrieb mit Kassendaten umgegangen wird. Genau hier kommt die Verfahrensdokumentation ins Spiel. Sie zeigt dem Finanzamt auf einen Blick, dass bei dir alles mit rechten Dingen zugeht – und sorgt dafür, dass deine Abläufe transparent und nachvollziehbar sind.

Was ist das?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die Prozesse und Verfahren, die bei der Erfassung, Verarbeitung und Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten angewendet werden. Ihr Zweck: die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sicherzustellen und für Dritte nachvollziehbar zu machen.

Klingt etwas sperrig? Es geht auch anschaulicher: Am Ende ist es ein Dokument, das alle Prozesse und Arbeitsabläufe klar beschreibt – und idealerweise auch visualisiert. Darin enthalten sind z. B. auch Arbeitsplatzbeschreibungen, sodass jede:r Mitarbeiter:in nachlesen kann, was wann und wo genau zu tun ist.

Du dokumentierst deinen Betrieb – und alle wissen Bescheid. Auch darüber, was man tun darf und wo die Verantwortung endet. Selbst bei einer Kassennachschau: In der Verfahrensdokumentation sollte genau stehen, was in diesem Fall zu tun ist. So kann z. B. die leitende Person im Restaurant alles korrekt abwickeln – auch ohne dass du selbst anwesend bist.

Was gehört dazu?

Eine vollständige Verfahrensdokumentation umfasst für dein Kassensystem folgende Bestandteile:

• Allgemeine Beschreibung: Zweck der Dokumentation und Verantwortlichkeiten
• Anwenderdokumentation: Konkrete Arbeitsanweisungen für die Nutzung des Kassensystems
• Technische Systemdokumentation: Beschreibung der IT-Infrastruktur und Software
• Betriebsdokumentation: Informationen über den Betrieb und die Wartung des Kassensystems

Mit DISH POS erhältst du natürlich auch alle relevanten Informationen, um deine Verfahrensdokumentation vollständig zu ergänzen.

Aufzeichnungspflichten

Alle Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig und korrekt aufgezeichnet werden. Das umfasst die Erstellung und Speicherung von Rechnungen, Kassenbelegen, Gutscheinen und mehr. Und selbstverständlich müssen alle Belege den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Merke: Keine Buchung ohne Beleg. Egal ob du schnell 50 Euro aus der Kasse nimmst oder 100 Euro Wechselgeld hineingibst – jede Bewegung muss dokumentiert werden. Und zwar zeitnah, am besten sofort. Ohne passende Aufzeichnung gibt es keine Ausnahmen – auch nicht im stressigen Gastro-Alltag.

Der Grund: Laut Gesetz gilt der sogenannte Kassensturz. Dabei wird ein Schichtbericht ausgedruckt – und der darauf ausgewiesene Betrag muss beim Zählen der Kasse (und auch der Kellner-Portemonnaies) exakt stimmen. Also immer Belege erfassen – notfalls als Eigenbeleg im Kassenbuch.

Aufbewahrungspflichten

Wer ordentlich bucht, muss auch ordentlich ablegen. Denn die beste Kassenführung hilft dir nichts, wenn du bei einer Prüfung die erforderlichen Unterlagen nicht vorzeigen kannst.

Die GoBD geben klare Vorgaben, was aufbewahrt werden muss, wie lange – und wie sicher.

Was, wie lange?

Laut GoBD müssen alle steuerrelevanten Unterlagen für mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden (für manche Dokumente wurde die Frist auf acht Jahre verkürzt). Dazu zählen elektronische ebenso wie papierbasierte Belege.

Die Aufbewahrung muss sicher und zugriffsgeschützt erfolgen, um Manipulationen oder Datenverlust zu verhindern. Es reicht also nicht, die Daten einfach auf einen USB-Stick zu speichern.

Für Kassendaten sorgt in der Regel ein System wie DISH POS. Um die restliche Buchhaltung kümmert sich häufig die Steuerberatung. Alles andere – z. B. Lieferscheine, Verträge oder sonstige Belege – musst du selbst sicher und nachvollziehbar archivieren.

Ob in der Cloud oder lokal gespeichert: Hauptsache geschützt – und im Bedarfsfall jederzeit auffindbar.

Konsequenzen bei Verstößen

Verstöße gegen die GoBD können schwerwiegende Konsequenzen haben. Bei formellen Mängeln kann das Finanzamt die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen vornehmen – was häufig zu hohen Steuernachzahlungen führt.

In schweren Fällen drohen sogar strafrechtliche Maßnahmen.

Klingt trocken? Wer sich frühzeitig mit GoBD und Verfahrensdokumentation beschäftigt, ist klar im Vorteil – insbesondere im Austausch mit Expert:innen aus Steuer- oder Rechtsberatung. So klärst du rechtzeitig wichtige Fragen und bist im Ernstfall auf der sicheren Seite.

Fazit

Die GoBD-gemäße Kassenführung ist unerlässlich für eine rechtskonforme und effiziente Buchhaltung in der Gastronomie. Durch die Einhaltung der Anforderungen an Kassensysteme (wie DISH POS), die Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation, die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten und die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten vermeidest du finanzielle und rechtliche Risiken.

Denk daran: Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern ein Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg deines Unternehmens. Denn nur wenn du weißt, wo deine Umsätze entstehen und wo das Geld hingeht, kannst du strategisch fundierte Entscheidungen treffen.

Eine gut geführte Kasse liefert dir auch wertvolle Einblicke: Welche Produkte sind echte Umsatzbringer? Zu welchen Zeiten läuft das Geschäft besonders gut? Welche Mitarbeitenden verkaufen regelmäßig Zusatzprodukte wie Café oder Salat?

Nutze diese Erkenntnisse, um gezielt erfolgreicher zu wirtschaften – und überlass das nicht dem Zufall.