Die häufigsten Fehler bei der Kassenführung in der Gastronomie – und was die KassenSichV dazu sagt

In Restaurants, Bars und Cafés spielt Bargeld nach wie vor eine große Rolle. Gleichzeitig gilt die Kasse als besonders prüfungsanfällig. Seit Einführung der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) stehen Betriebe unter noch größerer Beobachtung: Jede elektronische Kasse muss eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verwenden, Belege müssen ausgegeben und Daten manipulationssicher gespeichert werden. Genau diese Eckpfeiler sind Standard in einem modernen POS-System. Gleichwohl kann im Betriebsalltag viel schieflaufen. Hier gibt’s einen Überblick über die häufigsten Fallstricke.

Typische Fehler in der Praxis

Viele Gastronomiebetriebe unterschätzen bei der Kassenführung die kleinen, aber wichtigen Details. Kleine Fehler im Alltag können schnell passieren.

Keine zeitnahe Führung

Einer der häufigsten Fehler ist die fehlende zeitnahe Führung des Kassenbuchs. Wer Einnahmen erst nach mehreren Tagen einträgt, verletzt die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Das Kassenbuch sollte täglich und unmittelbar nach Geschäftsschluss aktualisiert werden. Du kannst das Kassenbuch mit jedem Tool führen – aber moderne Systeme wie DISH POS bieten diese Funktion direkt integriert.

Kassendifferenz

Eng damit verbunden sind Kassendifferenzen durch unvollständige oder fehlerhafte Aufzeichnungen. In der Gastronomie entstehen solche Lücken oft durch Trinkgelder, Eigenverzehr oder Barausgaben ohne Beleg. Die Lösung liegt in klaren Prozessen und konsequenter Dokumentation. Ergänze solche Bewegungen direkt am POS – beispielsweise im DISH POS mit intuitiver Benutzeroberfläche.

Keine Kassensturzfähigkeit

Besonders heikel ist die Kassensturzfähigkeit: Der tatsächliche Bargeldbestand muss jederzeit mit dem Kassenbuch übereinstimmen. Abweichungen oder gar negative Kassenbestände sind ein sicheres Alarmzeichen für Prüfer. Zusätzliche Hinweise findest du im Artikel zum Umgang mit Wechselgeld.

Keine Trennung von Umsätzen

Auch die Trennung von Umsätzen wird häufig vernachlässigt. Barumsätze, Kartenzahlungen und Gutscheine müssen getrennt erfasst werden. Gerade Gutscheine sind steuerlich komplex. Moderne Kassensysteme wie DISH POS berücksichtigen diese Differenzierung automatisch und liefern korrekte Z-Berichte.

Nachträgliche Änderungen

Ein weiterer Fallstrick: nachträgliche Änderungen. Werden Buchungen gelöscht oder korrigiert, ohne dass dies im TSE-Protokoll erscheint, gilt das als Manipulation. Die KassenSichV schreibt die unveränderbare Speicherung aller Geschäftsvorfälle vor. Was eine TSE genau ist, erklärt dieser Beitrag zur TSE für Kassen.

Veraltete Technik

Und schließlich die Technik: Kassensysteme ohne funktionierende TSE oder mit veralteter Software sind nicht mehr zulässig. Bei einer Kassennachschau verlangt die Finanzverwaltung jederzeit einen DSFinV-K-Export und die tar-Dateien der TSE. Wer hier nicht liefern kann, riskiert hohe Strafen. Einen Überblick über verschiedene Systeme findest du im Artikel Welche Kassensysteme gibt es?.

Was bedeutet das für Gastronomiebetriebe?

Die gute Nachricht: Wer sein Kassensystem aktuell hält, sein Team schult und klare Prozesse etabliert, hat wenig zu befürchten. Die KassenSichV mag kompliziert wirken, sie bietet aber auch einen klaren Rahmen. Eine saubere Kassenführung ist damit nicht nur Pflicht, sondern bietet auch Schutz – sowohl für den Betrieb als auch für die Verantwortlichen: zum Beispiel vor Bußgeldern oder zu hohen Steuern. Weitere Tipps findest du im Ratgeber zur Buchhaltung.