Anmeldung neuer Mitarbeiter in der Gastronomie: So gehst du auf Nummer sicher

Wer neue Mitarbeitende ins Team holt, übernimmt nicht nur Verantwortung im Arbeitsalltag. Bevor es richtig losgeht, steht die bürokratische Pflicht: die Anmeldung. Wer hier Fehler macht oder Fristen versäumt, riskiert hohe Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Gerade in der Gastronomie, wo oft kurzfristig eingestellt wird, ist es entscheidend, alle Vorgaben im Blick zu haben. In diesem Artikel erfährst du, wie du neue Arbeitskräfte korrekt und rechtssicher anmeldest – Schritt für Schritt, verständlich erklärt und mit praktischen Tipps für den Alltag.

Warum die Anmeldung so wichtig ist

Sobald jemand in einem gastronomischen Betrieb tätig wird – egal ob in der Küche, im Service oder in der Verwaltung –, besteht eine gesetzliche Pflicht zur Anmeldung. Diese gilt unabhängig von der Art des Arbeitsverhältnisses: ob Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder kurzfristige Beschäftigung.

Die Anmeldung ist nicht nur eine bürokratische Pflicht, sondern schützt auch den Betrieb. Wer Anmeldungen versäumt oder nicht vollständig durchführt, riskiert hohe Bußgelder, Nachzahlungen oder sogar strafrechtliche Konsequenzen. Besonders bei Kontrollen durch das Finanzamt, die Sozialversicherungsträger oder den Zoll werden Unregelmäßigkeiten schnell entdeckt.

Deshalb gilt: Die Anmeldung sollte immer vor dem ersten Arbeitstag erfolgen. Nur so ist sichergestellt, dass der Mitarbeitende versichert ist – etwa bei einem Unfall auf dem Weg zur Arbeit – und der Betrieb rechtlich auf der sicheren Seite steht.

 

Schritt 1: Betriebsnummer beantragen

Bevor du jemanden einstellen kannst, brauchst du eine sogenannte Betriebsnummer. Sie dient der Identifikation deines Unternehmens im Sozialversicherungssystem und ist für jede Meldung an die Krankenkassen erforderlich.

Die Betriebsnummer wird zentral von der Bundesagentur für Arbeit vergeben. Die Beantragung ist unkompliziert und kann online über das Betriebsnummern-Serviceportal erfolgen. Alternativ ist auch eine telefonische Beantragung möglich. In der Regel erhältst du die Nummer innerhalb weniger Werktage.

Ohne diese Nummer ist eine Anmeldung bei den Sozialversicherungsträgern nicht möglich. Wer dennoch Mitarbeitende beschäftigt, handelt rechtswidrig. Deshalb sollte die Beantragung frühzeitig erfolgen – idealerweise vor der Eröffnung des Betriebs oder der ersten Einstellung.

 

Schritt 2: Sozialversicherung und Krankenkasse

Jede beschäftigte Person muss bei der zuständigen Krankenkasse zur Sozialversicherung gemeldet werden – unabhängig davon, ob es sich um eine Vollzeitkraft, Teilzeitkraft, Aushilfe oder Minijob handelt. Diese Meldung umfasst die Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Die Anmeldung erfolgt elektronisch über das sogenannte DEÜV-Verfahren (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). In der Regel übernimmt das ein Steuerbüro oder Lohnabrechnungsdienstleister. Wer es selbst macht, benötigt entsprechende Software oder Zugriff auf das SV-Meldeportal für Arbeitgeber.

Folgende Unterlagen musst du vom Mitarbeitenden einholen:

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
• Steuerliche Identifikationsnummer
• Sozialversicherungsausweis
• Angaben zur Steuerklasse (über ELStAM)
• ggf. Nachweise über bestehende Nebenjobs

Wichtig: Die Anmeldung bei der Krankenkasse muss spätestens bei Arbeitsaufnahme erfolgen. Eine verspätete Meldung gilt als Ordnungswidrigkeit und kann mit einem Bußgeld geahndet werden.

 

Schritt 3: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft

Sobald dein Betrieb Mitarbeitende beschäftigt oder dies geplant ist, musst du dich bei der zuständigen Berufsgenossenschaft anmelden. Diese ist Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und übernimmt unter anderem Leistungen bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten.

Für Gastronomiebetriebe ist in der Regel die Berufsgenossenschaft Nahrungsmittel und Gastgewerbe (BGN) zuständig. Die Betriebsanmeldung sollte spätestens eine Woche nach Aufnahme der Beschäftigung erfolgen – idealerweise jedoch schon im Vorfeld. Dabei werden unter anderem folgende Angaben benötigt:

• Name und Adresse des Betriebs
• Art der Tätigkeit
• voraussichtliche Anzahl der Beschäftigten
• Beginn der Tätigkeit

Die Anmeldung kann einfach online auf der Website der BGN vorgenommen werden. Nach erfolgreicher Registrierung erhältst du eine Mitgliedsnummer sowie Informationen zur Beitragsberechnung.

Die Beiträge zur Unfallversicherung werden allein vom Arbeitgeber getragen und richten sich nach Gefahrenklasse und Lohnsumme. Eine fehlerhafte oder fehlende Anmeldung kann im Ernstfall erhebliche finanzielle Folgen haben.

 

Sonderfälle: Minijobs, Praktika, Probearbeit

Nicht jede Anstellung läuft über ein klassisches sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Gerade in der Gastronomie kommen häufig flexible Beschäftigungsformen wie Minijobs oder kurzfristige Einsätze vor. Diese unterliegen jedoch ebenfalls klaren Meldepflichten.

Minijobs korrekt anmelden

Minijobber verdienen maximal 538 Euro pro Monat (Stand: 2025) und sind grundsätzlich über die Minijob-Zentrale anzumelden. Die Anmeldung erfolgt elektronisch mit der sogenannten Meldung zur Sozialversicherung (Meldung 570). Zusätzlich musst du eine pauschale Abgabe an die Minijob-Zentrale zahlen – diese umfasst Renten-, Kranken- und Umlagebeiträge.

Wichtig: Auch Minijobs müssen vor dem ersten Arbeitstag angemeldet sein – eine rückwirkende Anmeldung ist unzulässig und kann teuer werden.

Praktika richtig einordnen

Je nach Art des Praktikums – freiwillig, verpflichtend, studienbegleitend – gelten unterschiedliche Regelungen. Einige Praktika sind sozialversicherungspflichtig, andere nicht. Dennoch muss in jedem Fall geprüft werden, ob und wie eine Meldung erfolgen muss. Auch hier gilt: Die Anmeldung erfolgt über die Krankenkasse bzw. die Sozialversicherungsträger.

Probearbeit – nur unter klaren Bedingungen erlaubt

Wenn jemand zur Probe arbeitet, ohne Vergütung und nur zur Orientierung, kann das unter bestimmten Voraussetzungen zulässig sein. Voraussetzung ist, dass keine produktive Arbeit geleistet wird. Sobald Tätigkeiten im laufenden Betrieb ausgeführt werden – etwa im Service oder in der Küche – handelt es sich rechtlich bereits um ein Arbeitsverhältnis mit Anmeldungspflicht.

 

Was sonst noch zu beachten ist

Neben den grundlegenden Meldungen bei Krankenkasse, Berufsgenossenschaft und Minijob-Zentrale gibt es weitere formale Anforderungen, die bei der Anmeldung von Mitarbeitenden erfüllt sein müssen. Diese werden im Alltag schnell übersehen – können im Ernstfall aber ernsthafte Konsequenzen haben.

Erstbelehrung nach Infektionsschutzgesetz

In der Gastronomie ist der Nachweis einer sogenannten „Erstbelehrung nach § 43 Infektionsschutzgesetz“ zwingend erforderlich. Diese hat das Gesundheitszeugnis abgelöst. Der Nachweis wird vom Gesundheitsamt oder einem ermächtigten Arzt ausgestellt und muss vor dem ersten Arbeitstag vorliegen – vor allem bei Tätigkeiten mit Lebensmitteln. Die Bescheinigung darf bei Arbeitsbeginn nicht älter als drei Monate sein.

Meldung beim Finanzamt (ELStAM-Verfahren)

Für alle lohnsteuerpflichtigen Mitarbeitenden musst du am ELStAM-Verfahren teilnehmen. Dabei wird die elektronische Lohnsteuerkarte automatisch vom Finanzamt bereitgestellt. Du benötigst dafür die steuerliche Identifikationsnummer, das Geburtsdatum und die Religionszugehörigkeit des Mitarbeitenden.

Führungszeugnis oder Aufenthaltsgenehmigung (falls erforderlich)

Je nach Position oder Herkunftsland des neuen Mitarbeitenden kann ein erweitertes Führungszeugnis oder ein Nachweis über die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis notwendig sein. Achte darauf, entsprechende Dokumente rechtzeitig einzufordern.

Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Unterlagen zur Anmeldung, Lohnabrechnungen und Meldungen an die Sozialversicherungsträger müssen ordnungsgemäß dokumentiert und aufbewahrt werden – je nach Art bis zu zehn Jahre lang. Besonders im Falle einer Betriebsprüfung wird eine vollständige Dokumentation erwartet.

 

Fazit: Rechtssicher starten – so klappt’s

Wer neue Mitarbeitende beschäftigt, muss sie auch korrekt anmelden. Nur so lässt sich sicherstellen, dass im Betrieb alles rechtlich sauber und reibungslos läuft. Wer alle Vorgaben beachtet, schützt nicht nur den Betrieb vor Bußgeldern, sondern sorgt auch für einen reibungslosen Einstieg ins Team.

Empfehlung:Stelle sicher, dass du alle Informationen und Dokumente rechtzeitig vorliegen hast – und hole dir im Zweifel rechtlichen oder steuerlichen Rat. So gehst du bei der Anmeldung deiner Mitarbeitenden auf Nummer sicher.