Umsatzsteuer in der Gastronomie – worauf es wirklich ankommt

Die Umsatzsteuer (USt) gehört zu den komplexesten Themen für Gastronomiebetriebe. Auf den ersten Blick scheint es einfach: Speisen und Getränke werden verkauft, und dafür ist Umsatzsteuer abzuführen. Doch in der Praxis lauern zahlreiche Besonderheiten – von unterschiedlichen Steuersätzen über Gutscheine bis hin zu Trinkgeld, Treuepunkten, Pfand und Kautionen. Der Beitrag erklärt die Grundsätze und weist auf Stolperfallen bei den Sonderfällen hin.

Grundsätzliche Regelungen

In Deutschland gilt grundsätzlich der Regelsteuersatz von 19 %. Für viele Lebensmittel und Speisen kann der ermäßigte Steuersatz von 7 % gelten. Ab 1. Januar 2026 ist beschlossen, dass Speisen in der Gastronomie dauerhaft mit 7 % besteuert werden, unabhängig davon, ob sie im Restaurant verzehrt oder mitgenommen werden. Getränke bleiben dagegen beim vollen Satz von 19 %. Hier findest du einen Überblick zu den aktuellen Mehrwertsteueränderungen in der Gastronomie.

Damit sind die beiden zentralen Umsatzsteuersätze gesetzlich klar geregelt – doch in der Praxis kommen auch zahlreiche Sonderfälle vor.

Gutscheine

In der Gastronomie sind Gutscheine weit verbreitet – als Geschenk, Rabatt oder Marketinginstrument. Steuerlich unterscheidet man:

• Einzweck-Gutscheine: Ort und Steuersatz stehen bereits bei Ausgabe fest. Hier fällt die Umsatzsteuer bereits beim Verkauf des Gutscheins an.
• Mehrzweck-Gutscheine: Ort oder Steuersatz sind nicht eindeutig bestimmbar. Die Umsatzsteuer fällt erst bei Einlösung an.

Ein häufiger Fehler ist, dass Gutscheine beim Verkauf nicht korrekt steuerlich erfasst werden. Wichtig ist also, Gutscheine eindeutig zu klassifizieren und im Kassensystem richtig zu hinterlegen.

Trinkgeld

Trinkgeld ist ein sensibles Thema. Grundsätzlich gilt:

• Freiwillige Trinkgelder, die der Gast direkt an das Servicepersonal zahlt, sind nicht umsatzsteuerpflichtig.
• Trinkgelder, die über die Kasse laufen, können umsatzsteuerpflichtig sein, wenn sie nicht eindeutig als freiwillig vom Gast geleistet erkennbar sind.
• Trinkgelder an den Betreiber oder die Betreiberin sind umsatzsteuerpflichtig, da sie als Betriebseinnahme gelten.

In der Praxis empfiehlt sich eine klare Trennung im Kassensystem: Trinkgeld sollte separat ausgewiesen und nicht mit den regulären Umsätzen vermischt werden. Auch innerhalb der Kasse sollte das Trinkgeld physisch getrennt aufbewahrt werden. Mehr zu den steuerlichen Regeln rund ums Trinkgeld liest du hier.

Treuepunkte und Bonusprogramme

Einige Gastronomen arbeiten mit Treueprogrammen („10. Kaffee gratis“ oder Punkte sammeln). Umsatzsteuerlich ist hier entscheidend, wie die Punkte verrechnet werden:

• Werden Rabatte direkt beim Kauf gewährt, reduziert sich die Bemessungsgrundlage und damit auch die Umsatzsteuer sofort.
• Werden Punkte gesammelt und später eingelöst, liegt bei Einlösung ein teilweise unentgeltlicher Umsatz vor, der umsatzsteuerlich zu berücksichtigen ist.

Die Dokumentation ist hier entscheidend: Jede gewährte Vergünstigung muss so erfasst werden, dass die Voranmeldung korrekt die verminderten Entgelte widerspiegelt.

Pfand

Bei Flaschen, Gläsern oder Mehrwegverpackungen wird häufig ein Pfandbetrag erhoben. Dieser Pfandbetrag ist nicht umsatzsteuerpflichtig, solange er als Sicherheit für die Rückgabe dient.

Wird das Pfand jedoch nicht zurückgegeben, wird der Betrag endgültig vereinnahmt – und damit umsatzsteuerpflichtig im Zeitpunkt des Verfalls.

Hier kommt es in der Praxis oft zu Fehlern, wenn Pfandbeträge im Kassensystem nicht getrennt von Umsätzen geführt werden. Mit den sogenannten „Verpackungsprofilen“ hat DISH POS hier natürlich vorgesorgt, damit diese Umsätze klar ausgewiesen werden.

Kaution

Gerade bei Catering, Veranstaltungen oder Vermietung von Equipment werden Kautionen verlangt (z. B. für Geschirr, Zapfanlagen oder Mobiliar).

• Reine Kautionen, die zurückgezahlt werden, sind nicht steuerbar.
• Erst wenn die Kaution einbehalten wird (z. B. bei Schäden oder Nicht-Rückgabe), wird sie zum umsatzsteuerpflichtigen Entgelt.

Auch hier ist eine klare buchhalterische Trennung notwendig, um steuerliche Fehler zu vermeiden. Eine gute Konfiguration des POS-Systems ist entscheidend für eine saubere Abrechnung – hier unterstützen die Spezialistinnen und Spezialisten von DISH mit ihrem Fachwissen.

Dokumentation und Umsatzsteuervoranmeldung

Für alle Sonderfälle gilt: Sie müssen klar dokumentiert werden, damit bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar bleibt, welche Umsätze welchem Steuersatz unterliegen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) erfordert die Trennung der Umsätze nach Steuersätzen. Wer Gutscheine, Trinkgeld, Pfand oder Bonusprogramme falsch verbucht, riskiert nicht nur Nachzahlungen, sondern auch Bußgelder (§ 379 AO).

Besonders wichtig ist, dass Kassensysteme wie DISH POS technisch in der Lage sind, diese Sonderfälle korrekt zu erfassen – von der Gutscheinlogik bis zur Pfandabwicklung.

Praxisbeispiele für Gastronomen

Gutscheine

• Einzweck-Gutschein: Ein Restaurant verkauft einen 50-€-Gutschein, einlösbar ausschließlich für Speisen. → Umsatzsteuer (7 %) fällt bereits beim Verkauf an.
• Mehrzweck-Gutschein: Ein Café verkauft einen 20-€-Gutschein für „Speisen und Getränke“. → Umsatzsteuer fällt erst bei Einlösung an, da unterschiedliche Steuersätze möglich sind.

Trinkgeld

• Direktes Trinkgeld: Ein Gast legt 5 € bar auf den Tisch für die Servicekraft. → Nicht steuerpflichtig, da es freiwillig gezahlt wird und direkt an den Mitarbeiter geht.
• Über die Kasse verbuchtes Trinkgeld: Ein Gast zahlt 45 € per Karte (40 € Rechnung + 5 € Trinkgeld). → In der Regel nicht steuerpflichtig, wenn das Trinkgeld eindeutig freiwillig ausgewiesen und direkt weitergegeben wird.

Treuepunkte

• Sofortrabatt: „Jeder 10. Kaffee 50 % günstiger“. → Der Rabatt reduziert die Bemessungsgrundlage sofort, Umsatzsteuer wird nur auf den verminderten Preis berechnet.
• Punkteeinlösung: Ein Gast löst gesammelte Punkte im Wert von 5 € für ein Essen ein. → Die 5 € gelten als Rabatt; Umsatzsteuer wird nur auf den verbleibenden Zahlbetrag berechnet.

Pfand

• Pfand mit Rückgabe: Eine Flasche Bier kostet 3 € + 0,50 € Pfand. → Umsatzsteuer nur auf den Bierpreis, Pfand steuerfrei.
• Pfand nicht zurückgegeben: Kunde bringt Flasche nicht zurück, Pfand wird einbehalten. → Die 0,50 € werden nachträglich umsatzsteuerpflichtig.

Kaution

• Rückerstattung: Ein Caterer verlangt 100 € Kaution für Geschirr. Nach Rückgabe der sauberen Teller wird die Kaution zurückgezahlt. → Keine Umsatzsteuer.
• Einbehalt: Ein Teller geht verloren, 10 € werden wegen Schaden einbehalten. → Die 10 € gelten als Entgelt und sind umsatzsteuerpflichtig.

Fazit

Die Umsatzsteuer in der Gastronomie ist komplexer, als es auf den ersten Blick wirkt. Neben der Frage nach dem richtigen Steuersatz für Speisen und Getränke spielen Sonderfälle eine große Rolle. Wer Gutscheine, Trinkgelder, Treuepunkte, Pfand und Kautionen nicht korrekt abbildet, läuft Gefahr, Umsatzsteuer falsch zu berechnen.

Mit der zum 1. Januar 2026 beschlossenen dauerhaften Senkung der Umsatzsteuer auf Speisen auf 7 % wird ein Teil der Rechtslage klarer. Doch die Fallstricke bleiben – und machen es notwendig, dass Gastronominnen und Gastronomen ihre Kassensysteme, Prozesse und Abrechnungen laufend prüfen und anpassen.