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Fachwissen

Wechselgeld & Kasse: Umgang mit Bargeld in der Gastronomie

DISH
März 2023

Hände tauschen Bargeld aus

Obwohl sich die digitalen Bezahlmöglichkeiten immer mehr durchsetzen, bezahlen gerade in der Gastronomie immer noch viele Menschen gerne bar. Da es beim Umgang mit Bargeld schnell zu Fehlern kommen kann, ist es von zentraler Bedeutung, wie du als Inhaber:in mit den Bargeldbeständen umgehst. Wir zeigen dir, was du beim Thema Bargeld und Wechselgeld in der Kasse beachten solltest.

Zugang zum Wechselgeld: Wer sollte Zugriff auf die Kasse haben?

Damit dir der sichere Umgang mit Bargeld in deinem Restaurant gelingt, solltest du einen klaren Prozess definieren und festlegen, wer wann mit Bargeld umgehen muss.

Stellt sich also die Frage, wer Zugang zu Bargeld braucht und wie viel Wechselgeld du in der Kasse haben solltest. Grundsätzlich sollten diesen nur diejenigen Mitarbeitenden bekommen, die ohne einen Zugang zur Kasse nicht arbeiten können. Also vor allem das Servicepersonal. Hierbei ist es wichtig, dass alle Mitarbeitenden mit diesem Zugang absolut vertrauenswürdig sind – ein Punkt, den du bereits bei der Suche nach Personal berücksichtigen solltest. Versuche auch die Arbeitsabläufe so zu strukturieren, dass so wenig Leute wie möglich Zugang zum Bargeld haben, die Abläufe zum Abkassieren aber trotzdem reibungslos funktionieren. Das kann schon mal eine Herausforderung sein.

 

Der Weg des Geldes

Klar strukturierte Arbeitsabläufe ermöglichen eine gute Kontrolle aller Vorgänge und lassen sich im Zweifel zurückverfolgen. Zur Strukturierung hilft es, nach dem Prinzip der Arbeitsteilung vorzugehen. Das hat den Vorteil, dass eine gewisse gegenseitige Kontrolle besteht und niemals nur eine Person für das Wechselgeld in der Kasse verantwortlich ist.

Der Weg des Geldes in der Gastronomie sieht wie folgt aus:

  1. Ausgabe von Wechselgeld an das Servicepersonal
  2. Abkassieren durch das Servicepersonal
  3. Umlagern des Bargeldes von der Kasse in den Tagessafe
  4. Tagesabrechnung
  5. Buchhaltung
  6. Geld zur Bank bringen

Jeder dieser Schritte sollte von einer anderen vertrauenswürdigen Person ausgeführt werden, so besteht immer eine gegenseitige Kontrolle. Zudem sollte jeden Tag vor Öffnung dokumentiert werden, wie viel Wechselgeld in der Kasse ist. Jede:r Kellner:in bekommt am besten ein eigenes Portemonnaie. Auf diese Weise lassen sich Kassendifferenzen direkt bei der Tagesabrechnung feststellen.

 

Bargeld sicher aufbewahren

Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, den Bestand an Bargeld so gering wie möglich zu halten. Komplett vermeiden lässt sich eine gewisse Menge an Bargeld in der Gastronomie jedoch meist nicht. Daher solltest du dir neben den Zugängen zum Wechselgeld auch sehr genau überlegen, wie du das Geld aufbewahrst.

Tipp: In Deutschland besteht eine Kassenpflicht. Daher musst du dich bereits bei der Gründung für ein Kassensystem entscheiden. Welches du verwendest, beeinflusst auch, wie du Bargeld am sichersten aufbewahrst. In unserem Beitrag dazu, welche Kassensysteme es gibt, erfährst du mehr zum Thema.

Zunächst einmal gilt, dass du alle Bewegungen des Geldes genau dokumentierst. Lass dir also bei der Ausgabe von Wechselgeld an deine Mitarbeitenden immer per Unterschrift bestätigen, welche Summe im Portemonnaie ist. Auch wie viel Geld bei Öffnung in der Kasse ist, sollte dokumentiert werden. Gleiches geschieht am Ende des Tages bei der Tagesabrechnung.

Nach Geschäftsschluss sollte kein Geld in der Kasse verbleiben. Lagere das Bargeld nach der Tagesabrechnung in einem Safe. Welchen Safe du brauchst und welche Tresor- und Feuersicherheitsklassen dieser erfüllen muss, damit im Falle eines Schadens die Versicherung greift, klärst du am besten mit deiner Versicherung, bevor du dich für einen Safe entscheidest.

Sollte in deinem Restaurant sehr viel Wechselgeld in der Kasse sein, ergibt es Sinn, die Kasse in regelmäßigen Abständen zu leeren und das Bargeld in den Safe zu überführen. Hierfür sind zum Beispiel Einwurftresore gut geeignet. Auch wenn die Kasse geleert wird, ist das Geld in Bewegung, daher sollte auch dieser Schritt aufgezeichnet werden. Diese Dokumentation kann etwa so aussehen:

  • Datum und Uhrzeit der Geldentnahme
  • Kassen- oder Portemonnaienummer
  • Geldbetrag
  • Unterschriften von zwei Personen fürs Zählen und Nachzählen

Diese Dokumentation kommt zusammen mit dem Geld in den Tresor, damit sie im Nachgang nicht mehr verändert werden kann.

Sobald die Buchhaltung abgeschlossen ist, muss das Bargeld, das nicht als Wechselgeld in der Kasse benötigt wird, zur Bank gebracht werden. Auch dieser Schritt birgt ein gewisses Risiko und sollte daher, wenn möglich, nicht immer nach demselben Muster ablaufen. Bringe das Bargeld daher an unterschiedlichen Wochentagen und zu verschiedenen Uhrzeiten zur Bank.

Tipp: Für die Buchhaltung in deinem Restaurant ist die Kassenbuchführung besonders wichtig. Hier solltest du immer gründlich arbeiten, damit es bei einer Steuerprüfung nicht zu Problemen kommt.

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