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Fachwissen

Gekonnt abgerechnet: Welche Kassensysteme gibt es?

DISH
Dezember 2022

Gastronom bedient ein Kassensystem

Bestellungen schnell mit dem Bleistift auf einem vollgekritzelten Block notieren und später im Kopf zusammenrechnen? Das ergibt eine Zettelwirtschaft, die jede effiziente Abrechnung in der Gastro-Branche unmöglich macht. Heute gibt es schnelle, digitale Lösungen – wir zeigen, was moderne Kassenarten und -systeme können, wozu sie gut sind und welche Vor- und Nachteile du beachten solltest. Finde heraus, welches Kassensystem für die Gastronomie am besten zu deinem Betrieb passt.

Inhalt

 

Wozu brauche ich ein Kassensystem?

Ein reibungsloses Kassensystem ist in der Gastronomiebranche unabdingbar – es ermöglicht nicht nur eine effizientere, zukunftsorientierte Arbeitsweise. Auch die Zufriedenheit deiner Gäste und schließlich dein Umsatz hängen vom Kassensystem ab.

Doch was genau ist ein Kassensystem und welche Kassensysteme gibt es? Kassen sind primär für die Zahlungsabwicklung in deinem Geschäft zuständig. Moderne Kassensysteme können jedoch viel mehr: Von der Tischverwaltung über Bestellaufnahme bis zur Lagereinsicht sind den Systemen keine Grenzen gesetzt. Neben einer finanzamtskonformen Abrechnung verfolgen sie das Ziel, bei geringem Aufwand das Erlebnis deiner Gäste zu perfektionieren.

Digitale, ausgeklügelte Kassensysteme für die Gastronomie sind im Trend – und das nicht ohne Grund. Moderne, WLAN-fähige Systeme bieten besonders viel Freiraum. Doch jeder Betrieb hat individuelle Anforderungen. Daher zeigen wir dir alle relevanten Kassenarten und -systeme im Überblick.

Eine allgemeine Kassenpflicht gibt es derzeit in Deutschland nicht. Die Details zu dem Thema Kassenpflicht und andere gesetzlichen Vorgaben für Kassensysteme in der Gastronomie behandeln wir in einem separaten Blogpost.

 

Die Wahl der richtigen Kasse: Worauf es ankommt

Bei der Wahl für eine passende Kasse oder ein geeignetes Kassensystem für deinen Betrieb solltest du ein paar Dinge beachten. Schließlich unterscheiden sich die Anforderungen je nach Größe, Art und Arbeitsablauf des Betriebs. Auf diese Faktoren kommt es an:

  • Kosten: Mehrteilige, leistungsumfangreiche Kassen sind oft teurer als einteilige stationäre Kassen. Abhängig davon, wie lange du ein Kassensystem mieten, leasen oder kaufen möchtest, unterscheiden sich die Preise ebenfalls. Je nach Funktionsumfang und integrierter Hardware liegt der monatliche Preis für ein beispielhaftes Kassensystem im Abo-Modell etwa zwischen 20 und 150 Euro.
  • Funktionsumfang: Ein Raum voller Gäste und überall müssen Bestellungen aufgenommen werden – hier ist ein besonders hoher Funktionsumfang die beste Lösung. So kannst du auf individuelle Wünsche deiner Gäste eingehen, Speisen unkompliziert zusammenstellen und beispielsweise Gutscheine verwalten. Wähle entsprechend geeignete Soft- und Hardware, die zu deinem Bedarf passt.
  • Mobilität: Je nachdem, ob du einen kleinen Imbiss, ein Café mit Tischen oder einen Food-Truck betreibst, variiert der Bestell- und Bezahlvorgang stark. Prüfe, ob ein mobiles oder doch ein stationäres System für deinen Gastro-Betrieb die optimale Lösung ist.
  • Bedienbarkeit: Achte bei der Wahl eines Kassensystems auf eine leichte und intuitive Bedienbarkeit. Nur so kann dein Personal effizient arbeiten. Eine besonders freundliche Nutzung erlauben Kassensysteme mit einem Touchscreen.
  • Finanzamtskonformität: Das Finanzamt gibt klare Vorgaben, was deine Kasse dokumentieren, erstellen und speichern können muss. Halte dich daran und achte auf eine technische Sicherheitseinrichtung deiner elektronischen Kasse, damit bei der nächsten Steuererklärung nichts schief geht.

Du fragst dich, welches Kassensystem für die Gastronomie geeignet ist? Wir unterscheiden in folgende Kassenarten und -systeme:

  • Registrierkassen
  • PC-Kassen
  • Offene Ladenkassen
  • POS-Kassensysteme

Jedes System bietet unterschiedliche Vor- und Nachteile. Es lohnt sich daher, genau abzuwägen, welche Kasse für deinen Betrieb ideal geeignet ist. Wir erklären dir die wichtigsten Unterschiede.

 

 

Stationäre Kassen

Als Gastronom oder Gastronomin hast du die Möglichkeit, eine stationäre Kasse für deinen Betrieb zu verwenden. Sie wird an einem festen Ort platziert, von dem aus du alle Bestellungen, Rechnungen und weitere Kassenvorgänge verwaltest. Neben mobilen Kassen verfügen auch einige Registrier- und PC-Kassen über die Möglichkeit, Daten intern in einer Cloud zu speichern.

Elektronische Registrierkasse

Eine klassische Registrierkasse erfasst Bar-Einzahlungen, Ausgaben sowie Stornierungen – jegliche Kassenbewegungen werden registriert, müssen jedoch manuell eingegeben oder per Barcode gescannt werden. Darüber hinaus können mit einer Registrierkasse Belege gedruckt werden. Du kannst auch Tagesabschlüsse direkt einsehen, was die Buchhaltung stark vereinfacht. Da die Kasse den zu zahlenden Gesamtbetrag sowie Wechselgeld eigenständig errechnet, werden Fehler bei der Abrechnung vermieden.

Registrierkassen weisen einige technische Funktionen auf, sind jedoch insgesamt wenig flexibel: Als stationäre Kassen sind sie an einen Ort gebunden. Während traditionelle Registrierkassen lediglich aus einer Tastatur, einer Geldlade, einem Display und einem Druckwerk bestehen, können moderne Registrierkassen mit spezieller Hard- und Software verknüpft werden.

Registrierkassen werden in offene und geschlossene Kassensysteme unterteilt. Geschlossene Kassen bieten mehr Datensicherheit, denn hierbei stammt die Komplettlösung inklusive Software von einem Anbieter.

Bei offenen Systemen hingegen erwirbst du Hard- und Software getrennt voneinander. Stelle dir ein komplettes Kassenterminal zusammen aus einem Kartenlesegerät, einem modernen Scanner, Touch-Display und Bon-Drucker. Insbesondere die Möglichkeit zur Kartenzahlung ist heute ein Must-have für schnellen Service und die Zufriedenheit deiner Gäste.

Mithilfe passender Software-Erweiterungen bieten manche stationäre Kassen Zusatzfunktionen wie beispielsweise eine Tischverwaltung für die Gastronomiebranche. Das macht Registrierkassen deutlich flexibler und erhöht den Nutzen für dein Restaurant.

Eine Registrierkasse ist zwar nicht mobil und nimmt viel Platz ein. Dennoch kann sie beispielsweise für einen Imbiss ohne Tische genau die richtige Wahl sein. Ein Imbiss mit Bestelltheke ist nicht auf Mobilität angewiesen, da die Bestellungen nicht am Tisch abgerechnet werden. Für Betriebe mit Tischbedienung sind stationäre Registrierkassen weniger geeignet – Kellner und Kellnerinnen müssten hier ständig zwischen Gast, Theke, Küche und Kasse hin- und herlaufen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch zu Unruhe.

PC- und Tablet-Kasse

Ähnlich einer Registrierkasse ist auch die PC- und die Tablet-Kasse ein stationäres System. Der Unterschied: Hier wird eine Kassensoftware auf den PC bzw. das Tablet installiert. Voraussetzung für die Nutzung einer PC-Kasse ist, dass die Kassensoftware mit dem Betriebssystem des jeweiligen Geräts kompatibel ist. Es handelt sich um ein offenes Kassensystem: Das Gerät kann beliebig mit weiterer Hardware kombiniert werden und so deutlich an Flexibilität gewinnen.

Ein Vorteil dieser Kassen ist, dass sie internetfähig sind. Speisekarten können beispielsweise elektronisch gespeichert werden. Das Servicepersonal muss somit Preise nicht mehr einzeln eintragen. Auch Warenwirtschaft und Lagerverwaltung sind über PC-Software möglich. Allerdings besteht die Gefahr, dass Viren und Trojaner den Rechner befallen.

Eine PC-Kasse mit Bedienung per Maus und Tastatur kann den Arbeitsprozess an Tagen mit besonders vielen Gästen jedoch bremsen. Ein Tablet mit Touch-Funktion könnte hier die bessere Wahl sein. Ein weiterer Vorteil der Tablet-Kasse ist, dass du sie jederzeit in eine mobile Kasse verwandeln kannst, indem du das Tablet aus seiner Halterung entnimmst. Schon kannst du mit dem Tablet auch am Tisch die Bestellung deiner Gäste aufnehmen.

Im Gegensatz zur Registrierkasse sind PC- und Tablet-Kassen abhängig vom Internetzugang. Jedoch kann lokales WLAN genutzt werden, um Internetausfälle möglichst zu umgehen.

 

Mobile Kassen

Das Essen war köstlich, der Abend ein voller Erfolg. Doch nun sollen deine Gäste vom Tisch bis zur Theke gehen und anstehen, um zu bezahlen? Das sorgt für Unruhe und kann einen schlechten Eindruck hinterlassen. Greife auf ein mobiles Kassensystem zurück, um deinen Gästen ein rundum positives Erlebnis zu schenken.

Neben der offenen Ladenkasse, die zwar mobil ist, gibt es mittlerweile digitale, mobile Kassensysteme mit zahlreichen Funktionen. Diese Kassensysteme sind besonders modern, denn sie bieten der Gastro-Branche viele Vorteile und hohe Flexibilität. Es handelt sich um verschiedene Kombinationen aus Soft- und Hardware.

Offene Ladenkasse

Eine traditionelle Kassenart ist seit Jahrzehnten die offene Ladenkasse mit Kassenbuch. Hierbei werden Barzahlvorgänge manuell verschriftlicht – die Kasse verfügt über keinerlei technische Funktionen. Dadurch ist die offene Ladenkasse insgesamt im Funktionsumfang höchst begrenzt.

Da diese Kasse lediglich aus einer Box oder einer Kiste besteht, ist sie in der Anschaffung besonders günstig. Ein weiterer Vorteil: Du kannst auch bei einem Internetausfall abkassieren, denn die Kasse funktioniert unabhängig von Strom und Internet. Genau das bedingt jedoch auch ihren eingeschränkten Funktionsumfang.

Die manuelle Kasse ist zudem sehr fehleranfällig und zeitaufwendig: Du musst jeden Kassenvorgang selbst handschriftlich dokumentieren. Aus diesem Grund sind Ladenkassen beim Finanzamt besonders unbeliebt – es prüft oft spontan, ob du der gesetzlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht nachkommst.

POS-Kassensystem

Smarte POS-Kassensysteme eignen sich vor allem für Restaurants und Cafés mit mehreren Tischen – Betriebe, in denen nicht an einer Theke bestellt und gleichzeitig gezahlt wird. Diese Systeme kannst du dir individuell aus einem festen Terminal in Kombination mit mobiler Hardware zusammenstellen. Der entscheidende Vorteil mobiler Systeme: Bestellaufnahme und Abrechnung sind von überall aus möglich. Du musst also nicht von jedem Tisch schnell zur stationären Kasse laufen und alles händisch eintragen.

Stattdessen nimmt das Personal entspannt die Bestellungen auf, gibt sie in das mobile Gerät ein und der Auftrag wird sofort in die Küche gesendet – alles automatisch. Das beschleunigt Arbeitsprozesse enorm und sorgt bei Gästen für eine angenehme Erfahrung mit schneller Zahlung. Vereinfachte Umsatzerfassung, Buchhaltung und Verwaltung gehören ebenso zu den Vorzügen eines digitalen POS-Systems. Auch Prozesse wie die Gutscheinannahme oder Rechnungen splitten sind dank mobiler Geräte direkt beim Gast möglich.

Gut zu wissen: POS-System steht für Point-of-Sale-Kassensystem. Der Point of Sale bezeichnet den Ort, an dem Verkäufe und Zahlungen stattfinden. Im Gastro-Betrieb kann das beispielsweise eine Verkaufstheke oder auch der Tisch eines Gastes sein.

Dein POS-System kannst du nach Bedarf ausstatten. Die Nutzung von Smartphones, Tablets, mobilen Kartenlesegeräten und mobilen Bondruckern ist besonders innovativ. Tragbare Handhelds wie Smartphones sind drahtlos vernetzt und idealerweise mit einer branchenspezifischen Software ausgestattet. Sie liefern maximale Bewegungsfreiheit und Flexibilität in der Bedienung. Optional kannst du zusätzlich eine Geldlade anschaffen, um deinen Gästen Barzahlung zu ermöglichen.

 

Kassenarten und -systeme auf einen Blick

Jetzt hast du verschiedene Kassensysteme kennengelernt. Als Entscheidungshilfe für dein Bezahlsystem haben wir wichtige Eigenschaften der jeweiligen Kassen auf einen Blick zusammengefasst. Faktoren wie die intuitive Bedienbarkeit, Preis und Platzersparnis hängen jedoch sehr von der genutzten Hard- und Software ab.

Eigenschaft Elektronische Registrierkasse Stationäre
PC-Kasse
Offene Ladenkasse POS-System/Handhelds
Platzsparend

X

X
Mobil X X
Unkomplizierte Bedienung X
Drahtlose Kommunikation X X X
Internetzugang X X
Datensicherheit X X

 

Das perfekte Kassensystem für deinen gastronomischen Betrieb

Welches Kassensystem für die Gastronomie geeignet ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Am wenigsten geeignet ist jedoch meist eine offene Ladenkasse. Sie bietet kaum Flexibilität bei sehr hohem Aufwand. Stationäre Registrierkassen und PC-Kassen sind flexibler und bieten mehr Funktionen. Wähle ein Kassensystem, das genau zu deinen Anforderungen passt. Wenn du einen Imbiss betreibst und nicht auf drahtlose Vernetzung angewiesen bist, kann eine stationäre Kasse die richtige Wahl sein.

Dennoch bieten POS-Systeme die meisten Vorteile, gerade für Restaurants mit Tischen. Spare Laufzeiten und steigere deine Umsätze mit einem datensicheren POS-System. In einem kleinen Food-Truck sind Handhelds vorteilhaft, denn sie nehmen nur wenig Platz ein und können dem Gast flexibel und schnell gereicht werden.

Unser Tipp: Achte auf Branchenlösungen speziell für den Gastro-Bereich. Sie verfügen über Funktionen, die genau auf deinen Arbeitsalltag abgestimmt sind.

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