Kassenbon im Restaurant: Diese Bonpflicht gilt 2026

Was bedeutet die Bonpflicht?

Die Belegausgabepflicht gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2020. Ihre rechtliche Grundlage ist § 146a Absatz 2 der Abgabenordnung. Die Kassensicherungsverordnung regelt ergänzend die technischen Anforderungen und die Pflichtangaben auf dem Bon.

Nutzt du ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem, musst du jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorgang erfassen. Das System muss grundsätzlich mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, kurz TSE, verbunden sein.

Die TSE schützt Kassendaten vor nachträglichen Veränderungen. Dadurch kann die Finanzverwaltung bei einer Kassen-Nachschau oder Außenprüfung nachvollziehen, ob Umsätze vollständig und korrekt erfasst wurden.

Für welche Betriebe gilt die Bonpflicht?

Die Bonpflicht gilt für Gastronomiebetriebe, die aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen oder computergestützten Kassensystem erfassen. Dazu zählen unter anderem:

• Restaurants und Bistros
• Cafés, Eisdielen und Bäckereien
• Bars, Kneipen und Clubs
• Imbisse und Schnellrestaurants
• Food Trucks und mobile Verkaufsstände
• Cateringbetriebe mit elektronischer Kasse

In Deutschland besteht weiterhin keine allgemeine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu verwenden. Eine offene Ladenkasse ist grundsätzlich zulässig. In diesem Fall greift die Belegausgabepflicht nach § 146a AO nicht.

Das bedeutet jedoch nicht, dass du bei einer offenen Ladenkasse auf eine ordnungsgemäße Kassenführung verzichten kannst. Einnahmen und Ausgaben müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden. Je nach Betriebsform gelten außerdem Anforderungen an Einzelaufzeichnungen, Kassenberichte und die tägliche Ermittlung des Kassenbestands.

Wie setzt du die Belegausgabepflicht um?

Für jeden abgeschlossenen Verkauf musst du einen Beleg erstellen und deinem Gast direkt zur Verfügung stellen. Die Höhe des Rechnungsbetrags spielt dabei keine Rolle. Im Betriebsalltag bedeutet das:

• Der Beleg wird nach Abschluss des Geschäftsvorgangs erstellt.
• Du bietest einen Papierbon zur Mitnahme an oder stellst einen digitalen Bon bereit.
• Dein Gast muss den Beleg weder annehmen noch aufbewahren.
• Einen nicht mitgenommenen Papierbon musst du nicht für den Gast archivieren.
• Ein Hinweis wie „Bon nur auf Wunsch“ reicht bei einer elektronischen Kasse nicht aus.

Bei einem Papierbon genügt es, den Beleg auszudrucken und zur Entgegennahme anzubieten. Die Ausgabe muss in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorgang erfolgen.

Lege im Team einen festen Ablauf für die Belegausgabe fest. So wissen alle Mitarbeitenden, wann ein Bon gedruckt oder digital bereitgestellt werden muss.

Welche Ausnahmen gibt es?

Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist nur unter engen Voraussetzungen möglich. Sie kommt vor allem infrage, wenn Waren oder Dienstleistungen an viele nicht bekannte Personen verkauft werden und die Belegausgabe im konkreten Einzelfall eine nachweisbare sachliche Härte darstellt.

Kläre gemeinsam mit deiner Steuerberatung, ob die Voraussetzungen in deinem Betrieb erfüllt sein könnten. Verlasse dich nicht auf allgemeine Annahmen zu bestimmten Betriebsarten oder Veranstaltungen.

Die Befreiung musst du bei der zuständigen Finanzbehörde beantragen. Diese prüft den Einzelfall und entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen. Eine erteilte Befreiung kann später widerrufen werden.

Auch bei einer Befreiung kann ein Gast eine Quittung verlangen. Die TSE und die übrigen Anforderungen an die Kassenführung bleiben ebenfalls bestehen.

Wichtig: Die üblichen Kosten für Bonrollen, Drucker oder digitale Lösungen reichen nicht als Begründung für eine Befreiung aus. Auch hohes Gästeaufkommen oder mögliche Warteschlangen führen nicht automatisch zu einer Ausnahme.

Papierbon oder digitaler Kassenbon?

Beide Varianten sind zulässig. Welche Lösung besser passt, hängt von deinen Abläufen und den Bedürfnissen deiner Gäste ab. Die Unterschiede im Überblick:

Die Zustimmung zum digitalen Bon muss keine bestimmte Form haben. Sie kann sich auch aus dem Verhalten des Gastes ergeben, etwa durch das Scannen eines QR-Codes.

Mögliche digitale Übertragungswege sind:

• QR-Code mit Downloadmöglichkeit
• E-Mail
• NFC-Übertragung
• Kundenkonto
• direkter Download auf ein Endgerät

Der Beleg muss in einem standardisierten Format bereitstehen, das mit kostenfreier Standardsoftware geöffnet werden kann. Geeignet sind beispielsweise PDF-, JPG- oder PNG-Dateien.

Die reine Anzeige auf dem Kassendisplay reicht nicht aus. Dein Gast muss die Möglichkeit haben, den Bon auf dem eigenen Gerät entgegenzunehmen. Die Kassentransaktion muss vor der Bereitstellung abgeschlossen sein.

Mit unserem digitalen Kassensystem DISH POS kannst du Bezahlung, Belegerstellung und Tagesübersichten zentral abwickeln. Prüfe vor der Einführung, wie Papier- und Digitalbelege ausgegeben werden und ob die Kassen- und TSE-Daten vollständig erfasst werden.

Welche Angaben muss der Bon enthalten?

Ein Beleg aus einem elektronischen Kassensystem muss die Vorgaben des § 6 KassenSichV erfüllen. Folgende Angaben sind vorgeschrieben:

• Betriebsdaten: vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Betriebs
• Belegdatum: Datum der Belegausstellung
• Zeitangaben: Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der Vorgangsbeendigung
• Ware oder Leistung: Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Leistung
• Transaktionsnummer: eindeutige Nummer des erfassten Kassenvorgangs
• Steuerangaben: Entgelt, darauf entfallender Steuerbetrag und angewendeter Steuersatz beziehungsweise ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
• Kassendaten: Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
• TSE-Daten: Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Prüfwert: Prüfwert der Vorgangsbeendigung
• Signaturdaten: fortlaufender Signaturzähler

Die Angaben können für Menschen lesbar auf dem Beleg stehen oder über einen vorschriftsgemäßen QR-Code auslesbar sein. Seit dem 1. Februar 2026 können die erforderlichen Kassendaten außerdem im strukturierten Teil einer elektronischen Rechnung enthalten sein.

Eine fortlaufende Rechnungsnummer gehört nicht zu den allgemeinen Pflichtangaben eines Kassenbons. Sie kann jedoch erforderlich sein, wenn du eine vollständige umsatzsteuerliche Rechnung ausstellst.

Tipp: Erstelle regelmäßig einen Musterbon und kontrolliere alle Pflichtangaben. Wiederhole die Prüfung nach Softwareupdates oder Änderungen an den Artikel- und Steuerdaten.

Was gilt bei Take-away, Lieferung und Self-Ordering?

Die Belegausgabepflicht gilt nicht nur beim klassischen Restaurantbesuch. Entscheidend ist, ob der Geschäftsvorgang über ein elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst wird.

Take-away und Abholung

Ob Gäste vor Ort essen oder Speisen mitnehmen, ändert nichts an der Belegausgabepflicht. Wird der Verkauf an einer elektronischen Kasse erfasst, musst du den Bon nach dem Abschluss des Vorgangs bereitstellen.

Achte zugleich auf die korrekte steuerliche Zuordnung von Speisen und Getränken. Dein Kassensystem sollte die jeweils geltenden Steuersätze automatisch anwenden.

Lieferung

Bei Lieferungen hängt der Zeitpunkt der Belegausgabe vom Zahlungsprozess ab. Wird online bezahlt, kann der Bon nach dem Abschluss der Zahlung elektronisch bereitgestellt werden. Erfolgt die Zahlung bei der Übergabe, muss die Belegausgabe mit dem mobilen oder angebundenen Kassensystem verbunden sein.

Arbeitest du mit externen Lieferplattformen, solltest du prüfen, welches System den steuerlich relevanten Geschäftsvorgang erfasst. Zahlungsabwicklung, Plattformabrechnung und Kassenbuchung können voneinander abweichen.

Self-Ordering und QR-Bestellungen

Bei Self-Ordering-Terminals oder QR-Bestellungen bestellen und bezahlen Gäste ohne direkten Kontakt zum Service. Der Beleg muss trotzdem nach Abschluss des Vorgangs bereitgestellt werden.

Durch QR-Bestellungen und Self-Checkout mit DISH POS können Bestellungen, Zahlungen und Belege zentral im Kassensystem zusammenlaufen. Das reduziert manuelle Übertragungen und erleichtert die Zuordnung der Umsätze.

Kassenbon oder Rechnung?

Ein Kassenbon dokumentiert den Kassenvorgang nach den Vorgaben der KassenSichV. Eine Rechnung muss zusätzlich umsatzsteuerliche Anforderungen erfüllen. Ein Beleg kann beide Funktionen übernehmen, wenn er alle jeweils vorgeschriebenen Angaben enthält.

Bei einer Kleinbetragsrechnung bis einschließlich 250 Euro ist keine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich.

Liegt der Betrag über 250 Euro oder benötigt ein Geschäftsgast eine vollständige Rechnung, kommen in der Regel weitere Angaben hinzu:

• vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs
• eindeutige Rechnungsnummer
• Rechnungs- und Leistungsdatum
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag

Dein Kassensystem sollte daher bei Bedarf eine vollständige und steuerlich korrekte Rechnung erzeugen können.

Was gilt steuerlich seit 2026?

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsleistungen auf Speisen grundsätzlich der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 Prozent. Getränke werden weiterhin grundsätzlich mit 19 Prozent besteuert. Das ist besonders bei kombinierten Angeboten wichtig, etwa bei:

• Menüs aus Speise und Getränk
• Frühstücksangeboten
• Buffets
• Pauschalangeboten
• Cateringpaketen

Dein Kassensystem muss die verschiedenen Steuersätze korrekt zuordnen und auf dem Beleg nachvollziehbar ausweisen. Prüfe deshalb die Artikelstammdaten in deiner Kasse. Falsch hinterlegte Steuersätze wirken sich auf Tagesabschlüsse, Buchhaltung und Umsatzsteuervoranmeldungen aus.

Weitere Informationen bietet der DISH-Beitrag zur Mehrwertsteuer in der Gastronomie.

Welche Folgen haben Verstöße?

Ein fehlender oder fehlerhafter Bon führt nicht automatisch zu einem Bußgeld. Er kann jedoch darauf hindeuten, dass die Anforderungen an die Kassenführung nicht vollständig eingehalten werden. Mögliche Folgen sind:

• Beanstandungen bei einer Kassen-Nachschau
• eine vertiefte Prüfung der Kassenunterlagen
• eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen
• steuerliche Nachzahlungen
• ein Ordnungswidrigkeitsverfahren bei weiteren Verstößen

Die konkreten Folgen hängen vom Einzelfall ab. Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht kann insbesondere als Hinweis auf unvollständige Aufzeichnungen oder eine fehlerhafte Verwendung des Kassensystems gewertet werden. Kontrolliere daher nicht nur die Belegausgabe. Prüfe auch, ob die TSE aktiv ist und die Kassendaten bei einer Prüfung vollständig exportiert werden können.

Dein Team sollte außerdem wissen, wer bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau zuständig ist und wo die benötigten Unterlagen zu finden sind.

Kassenmeldung nicht vergessen

Die elektronische Kassenmeldepflicht wurde 2025 eingeführt und gilt 2026 weiterhin. Das Mitteilungsverfahren steht über Mein ELSTER und kompatible Softwareschnittstellen zur Verfügung.

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden und zu diesem Zeitpunkt noch vorhanden waren, mussten grundsätzlich bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.

Seit dem 1. Juli 2025 gilt grundsätzlich eine Monatsfrist für:

• neu angeschaffte Kassensysteme
• gemietete, geleaste oder geliehene Systeme
• außer Betrieb genommene Kassensysteme

Die Übermittlung kann direkt über Mein ELSTER, per XML-Upload oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle erfolgen. Die Verantwortung für eine rechtzeitige Meldung bleibt bei deinem Betrieb – auch wenn eine Steuerberatung oder ein anderer Dienstleister die Übermittlung übernimmt.

Bei einer Meldung müssen grundsätzlich alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte angegeben werden. Betreibst du mehrere Standorte, ist für jede Betriebsstätte eine eigene Mitteilung erforderlich.

Prüfe nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme einer Kasse, ob eine Mitteilung notwendig ist. Halte außerdem die Daten deiner Systeme und TSE in der Verfahrensdokumentation aktuell.

Fazit

Nutzt du ein elektronisches Kassensystem, musst du für jeden erfassten Geschäftsvorgang einen korrekten Beleg bereitstellen. Das gilt im Restaurant ebenso wie bei Take-away, Lieferungen, Self-Ordering und QR-Bestellungen.

Kontrolliere regelmäßig Pflichtangaben, Steuersätze, TSE und Kassenmeldung. Mit klaren Abläufen und einem passenden Kassensystem reduzierst du Fehler und bist auf eine Kassen-Nachschau besser vorbereitet.

FAQ

Ist ein QR-Code auf jedem Kassenbon Pflicht?

Nein. Die Pflichtangaben können für Menschen lesbar auf dem Bon stehen. Alternativ können bestimmte Kassendaten über einen vorschriftsgemäßen QR-Code auslesbar sein.

Muss ich bei einer offenen Ladenkasse einen Bon ausgeben?

Die Belegausgabepflicht nach § 146a AO gilt nicht für eine offene Ladenkasse. Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung bleiben jedoch bestehen.

Gilt die Bonpflicht auch bei Take-away?

Ja, wenn der Verkauf mit einem elektronischen Kassensystem erfasst wird. Ob die Speisen im Betrieb verzehrt oder mitgenommen werden, ist für die Belegausgabe nicht entscheidend.

Wie erhält ein Gast beim Self-Ordering seinen Bon?

Der Bon kann am Terminal ausgedruckt oder nach der Zahlung digital bereitgestellt werden. Möglich sind beispielsweise ein QR-Code, ein Downloadlink oder die Ausgabe über ein Kundenkonto.

Was passiert, wenn der Bondrucker ausfällt?

Bei einem vollständigen Ausfall des Aufzeichnungssystems oder der Druck- beziehungsweise Übertragungseinheit kann die Belegausgabe vorübergehend technisch unmöglich sein. Dokumentiere den Ausfall und behebe die Störung zeitnah. Soweit das Kassensystem weiter funktioniert, müssen die Geschäftsvorgänge weiterhin ordnungsgemäß erfasst werden.