Buffet-Kosten berechnen

Buffets bieten viele Vorteile: Sie ermöglichen Vielfalt, vereinfachen Abläufe und sind ideal für größere Gruppen oder Tage mit hohem Gästeaufkommen. Damit sich das Angebot für deinen Betrieb lohnt, kommt es auf eine präzise Planung an – vor allem bei den Kosten. In diesem Beitrag erfährst du, wie du Portionsgrößen realistisch einschätzt, Preise kalkulierst und typische Fehler vermeidest.

Portionsgrößen und Mengen fürs Buffet berechnen

Eine gute Mengenkalkulation fürs Buffet ist wichtig, damit deine Gäste ausreichend versorgt sind und du möglichst wenig Speisen wegwerfen musst. Die Berechnung beginnt immer mit der Menge an Gästen, die zu erwarten sind. Bei vielen Restaurants wird vor Buffet-Tagen um Reservierungen gebeten, was das Abschätzen der Gästeanzahl um einiges erleichtert.

Die Art des Buffets ist auch ausschlaggebend für die Mengenberechnung. In einer Brunch-Kalkulation kannst du beispielsweise eine kleinere Menge warmer Speisen einrechnen als bei einem Buffet, das hauptsächlich auf warme Speisen setzt.

Als Richtwerte kannst du dir aber für die Planung aller Buffets folgende Zahlen merken:

• 1000 Gramm Hauptspeisen pro Erwachsenen
• 400 Gramm Hauptspeisen pro Kind
• 200 Gramm Nachtisch pro Gast
• 2 Scheiben Brot pro Gast (als Zugabe zu Suppe oder Salaten)
• 12–15 Häppchen pro Gast bei einem Finger-Food-Buffet

Wenn du noch mal 15 % dazurechnest, bist du auf der sicheren Seite. Bewirtschaftest du Firmenfeiern und ähnliches, wird es mit der Berechnung vielleicht sogar noch etwas einfacher. Ein Sportverein, der nach einem Training bei einkehrt, wird größere Mengen brauchen als eine Senioren-Gruppe oder ein Kindergeburtstag.

Preise für ein Buffet kalkulieren

Der Preis pro Gast sollte deine Kosten decken und gleichzeitig attraktiv für Gäste sein. Berechne dafür einen Musterteller, der alle durchschnittlich verzehrten Speisen und anteilige Personalkosten enthält. Füge deinen gewünschten Gewinn hinzu und teile den Gesamtbetrag durch die Gästeanzahl – so ergibt sich ein realistischer Buffetpreis pro Person.

Musterteller (inklusive Personalkosten, etc.) + Gewinn: Anzahl der Gäste = Preis pro Gast

Sei bei der Berechnung so genau wie möglich und unterschätze auch nicht die Personalkosten. Zwar werden den Gästen bei einem Buffet keine Speisen an den Tisch gebracht, aber du brauchst Menschen, die Tische abräumen und das Buffet auffüllen.

Die folgende Übersicht zeigt typische Buffet-Varianten samt Leistungsumfang und den durchschnittlichen Preisen pro Person – ideal als Orientierung für deine Kalkulation:

Wenn du merkst, dass der errechnete Preis zu hoch ist, kannst du kreativ werden und beispielsweise ein in der Herstellung preisintensives Gericht aus der Liste streichen. Oder du senkst die Personalkosten, indem du den Getränkeservice streichst und die Gäste ihre Getränke an der Bar bestellen und mitnehmen lässt.

Solche und andere Kniffe sind auf jeden Fall okay. Du solltest aber nicht die Qualität der Zutaten senken oder versuchen, die Bezahlung deines Personals zu kürzen. Dadurch kann Unzufriedenheit bei deinen Gästen und Mitarbeitenden entstehen, die sich negativ auf dein Geschäft auswirken.

Ganz Zero Waste wird dein Buffet wohl leider nicht, und damit geht auch immer ein wenig Geld beim Warenwert verloren. Recherchiere beispielsweise, ob du nach Ende der Buffet-Zeit die übriggeblieben Speisen günstig to-go anbieten kannst. Oder biete das Buffet nach einem bestimmten Zeitpunkt zu einem vergünstigten Preis an, mit dem Hinweis, dass es ab dieser Uhrzeit nicht mehr aufgefüllt wird.

Getränke beim Buffet: Inklusive oder separat kalkulieren?

Bei der Kalkulation deines Buffets stellt sich immer die Frage, ob die Getränke mit inbegriffen sein sollen oder à la carte angeboten werden. Beides hat seine Vorteile, und du kannst auch eine Mischform wählen und nur bestimmte Getränke oder bestimmte Mengen von Getränken in den Preis miteinschließen.

Bei der 1. Variante mit Getränken:

Hier solltest du pro Gast vier Gläser Alkohol beziehungsweise Softdrinks rechnen oder drei Gläser und einen Kaffee oder Tee zum Nachtisch. Bei einem Frühstücks- oder Brunch-Buffet verschiebt sich diese Rechnung zu Gunsten des Kaffees bzw. Tees. Rechne außerdem noch ein bis zwei Flaschen Wasser pro Tisch, je nachdem wie viele Menschen an einem Tisch Platz finden. Für Kinder fallen alkoholische und koffeinhaltige Getränke weg, und du brauchst auch nur zwei Gläser pro Essen einzuplanen.

2. Wenn du Getränke à la carte:

cWenn du dich für diese Variante anbietest entscheidest, kannst du mehr einnehmen, weil die Getränkepreise noch zu den Buffet-Preisen dazu kommen und auch preisintensivere Getränke bestellt werden. Allerdings musst du dann gegebenenfalls mehr Personal einplanen, das sich um die Bestellungen und den Service kümmert.

Bei einer 3. Mischform:

In diesem Fall kannst du beispielsweise einfachen Filterkaffee und Orangensaft frei dazu anbieten, Espresso-Getränke und Misch-Säfte aber à la carte verkaufen. Oder du bietest jedem Gast je einen Sekt oder einen frisch gepressten Saft zum Empfang an. Für den Gast ist das ein schönes Extra, für dich eine gut zu kalkulierende und überschaubare Ausgabe.

Typische Fehler und Risiken bei der Buffet-Kalkulation

Auch wenn Buffets auf den ersten Blick kalkulierbar wirken, gibt es einige Fallstricke, die sich direkt auf deine Marge auswirken können. Wer dauerhaft wirtschaftlich arbeiten möchte, sollte diese Risiken kennen – und gezielt vermeiden.

Personalkosten realistisch einplanen

Ein häufiger Fehler ist, den Aufwand beim Personal zu unterschätzen. Zwar werden die Speisen nicht serviert, doch das Buffet muss regelmäßig aufgefüllt, Tische abgeräumt und neue Gäste eingewiesen werden. Auch der Auf- und Abbau sowie die Reinigung erfordern zusätzliche Kräfte. Plane diese Zeiten mit ein und berücksichtige sie in deiner Kalkulation – sonst schrumpft dein Gewinn schneller als gedacht.

Mengen zu knapp oder zu großzügig kalkuliert

Wer zu knapp kalkuliert, riskiert leere Platten und unzufriedene Gäste. Wer zu großzügig plant, produziert unnötige Reste und höhere Kosten. Eine klare Einschätzung der Gästeanzahl und realistische Portionsgrößen sind entscheidend. Lieber etwas Puffer einkalkulieren – aber gezielt und kontrolliert.

Warenwert falsch eingeschätzt

Besonders bei Buffets mit vielen Komponenten ist es leicht, den tatsächlichen Warenwert zu unterschätzen. Einzelne Zutaten mögen günstig erscheinen, summieren sich aber schnell. Achte darauf, auch Gewürze, Öle, Deko und Beilagen korrekt zu berücksichtigen.

Unklare Preiskommunikation

Wird der Preis nicht transparent und nachvollziehbar kommuniziert, kann das zu Rückfragen oder Unzufriedenheit führen. Gäste schätzen es, wenn der Preis im Verhältnis zur Auswahl und Qualität steht. Klarheit auf der Speisekarte oder im Gespräch hilft, Vertrauen aufzubauen.

Fazit: Buffet-Kalkulation lohnt sich – für Gäste und Betrieb

Ein gut kalkuliertes Buffet ist mehr als nur ein vielseitiges Angebot – es ist ein wirtschaftlicher Erfolgsfaktor. Wer Mengen realistisch plant, Preise transparent gestaltet und Personal sowie Warenwert richtig einrechnet, sorgt für zufriedene Gäste und stabile Margen. Nutze die vorgestellten Tipps, um typische Fehler zu vermeiden und dein Buffet wirtschaftlich sinnvoll aufzustellen.