Gérer le fonds de caisse dans la restauration : comment s’y prendre ?

Bien que les possibilités de paiement numériques s’imposent de plus en plus, de nombreuses personnes préfèrent encore payer en espèces, notamment dans la restauration. Des erreurs peuvent rapidement arriver lors de la manipulation d’argent liquide, c’est pourquoi, en tant que restaurateur, vous devez gérer le fonds de caisse avec précaution. Nous vous présentons dans ce guide détaillé ce à quoi vous devez faire attention lorsqu’il s’agit de la monnaie pour le fonds de caisse.

Qui doit avoir accès à la caisse ?

Pour assurer un fonds de caisse suffisant et sûr, un processus clair doit d’abord être déterminé : qui manipule l’argent liquide et à quel moment ? Quel montant de fonds de caisse est nécessaire et qui y a accès ?

En principe, seuls les employés dont le travail nécessite la manipulation d’argent liquide devraient être autorisés à accéder à la caisse. Cela concerne donc surtout les serveurs. Il est important que toutes les personnes disposant de cet accès soient absolument dignes de confiance. Vous devriez prendre en compte ce critère très important lors de la recherche de personnel. Limitez cependant l’accès à la caisse à un nombre minimal d’employés, afin que vous puissiez toujours identifier clairement les personnes manipulant les espèces. Un encaissement sûr et rapide doit cependant tout de même être garanti. Cela peut se révéler être un défi de taille dans la restauration, ce secteur étant connu pour pouvoir être particulièrement stressant aux heures de pointe.

Que faire de l’argent liquide ?

En mettant en place des processus de travail structurés, vous gardez le contrôle sur toutes les transactions. Vous pourrez ainsi retracer toute éventuelle erreur de caisse. À cet effet, il est utile de procéder en répartissant les tâches. Ainsi, un certain contrôle mutuel se met en place et vous ne laissez jamais une seule et même personne responsable du fonds de caisse et de son montant.

Dans la restauration, le parcours de l’argent liquide se présente comme suit :

1. Distribution de la monnaie pour le fonds de caisse aux serveurs
2. Encaissement des clients par le personnel de service
3. Transfert de l’argent liquide de la caisse vers le coffre-fort journalier
4. Décompte journalier et comptabilité
5. Dépôt de l’argent à la banque

Chacune de ces étapes devrait être effectuée par une personne de confiance différente afin d’assurer ce système de contrôle mutuel. De plus, il est nécessaire de documenter quotidiennement combien de fondss de caisse se trouve dans la caisse avant l’ouverture. Nous vous recommandons de mettre à la disposition de chaque serveur un porte-monnaie individuel. De cette manière, vous aurez une vue d’ensemble sur les performances de vos employés et pourrez plus facilement constater quelconque différence de caisse lors du décompte journalier.

Comment gérer le fonds de caisse en toute sécurité ?

En règle générale, il est conseillé de conserver le moins d’argent en espèces possible. Toutefois, il est nécessaire de garder un certain montant pour le fonds de caisse de votre restaurant. C’est pourquoi vous devez réfléchir attentivement à la manière dont vous gérez et conservez cet argent.

Notre conseil principal est donc le suivant : documentez avec précision toutes transactions. Ainsi, lorsque vous distribuez la monnaie à vos employés en début de journée, veillez à faire signer une confirmation de la somme ; il s’agira du montant de leur fonds de caisse de départ personnel. L’argent qui se trouve dans la caisse principale doit également être documenté, que ce soit en début de journée ou en fin de service.

En principe, vous ne devriez rien laisser dans la caisse après la fermeture et plutôt stocker l’argent liquide dans un lieu sécurisé. Un coffre-fort est la solution adaptée, mais cela devrait tout d’abord être clarifié avec votre assurance : elle vous conseillera de quel type de protection vous avez besoin, ainsi que des classes de sécurité et de résistance au feu nécessaires pour qu’elle puisse intervenir en cas de dommage ou de vol.

Si le montant de fonds de caisse est élevé, il peut être judicieux de vider la caisse à intervalles réguliers pendant la journée et de transférer l’argent liquide dans le coffre-fort plusieurs fois. Les coffres-forts avec une fente à tirelire, par exemple, conviennent parfaitement à cet effet. Même si elle est répétée plusieurs fois dans la journée, cette étape devrait également être documentée.

Cette documentation devrait être présentée comme suit afin de garder une preuve officielle :

• • Date et heure du retrait de l’argent
  • Numéro de la caisse ou du porte-monnaie
  • Montant du fonds de caisse transféré
  • Signatures des deux personnes ayant effectué le comptage et le recomptage

Ce papier doit être placé dans le coffre-fort avec l’argent afin qu’il ne puisse plus être modifié par la suite.

Une fois la comptabilité terminée, l’argent liquide qui n’est pas nécessaire pour rendre la monnaie les prochains jours doit être apporté à la banque. Cette étape comporte également un certain risque, c’est pourquoi ce transfert devrait toujours se dérouler d’une autre manière : prenez un chemin différent, à un jour de la semaine et à une heure de la journée différents. Ces mesures peuvent paraître excessives, mais sont nécessaires avec des sommes aussi importantes que celles des recettes d’un restaurant.

En résumé : ne négligez pas cette étape cruciale qu’est la gestion du fonds de caisse dans la restauration !

La gestion du fonds de caisse et son montant est un aspect essentiel pour tout restaurateur. Bien que les paiements en espèces se fassent de plus en plus rares, ils persistent toujours dans le secteur de la restauration. Des processus clairs doivent alors être mis en place pour assurer la sécurité et la traçabilité des transactions. Répartir les tâches entre différentes personnes dignes de confiance est une méthode efficace assurant un contrôle mutuel pour éviter les erreurs et les vols. Comme évoqué dans cet article, il est donc essentiel de documenter toutes les transactions, de stocker l’argent dans un coffre-fort et de clarifier les modalités de dépôt avec l’assurance. En suivant ces conseils, les restaurateurs peuvent gérer leur fonds de caisse avec prudence et efficacité, en garantissant une gestion sûre et légale de leurs recettes.

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