Kassenpflicht in der Gastronomie: Das musst du wissen

Ob kleines Café oder gut besuchtes Restaurant – wer in der Gastronomie arbeitet, sollte die rechtlichen Vorgaben rund um die Kassenführung genau kennen. Denn wer hier nachlässig ist, riskiert nicht nur Ärger mit dem Finanzamt, sondern auch hohe Bußgelder. Ab dem 1. Juli 2025 kommt außerdem eine neue Pflicht hinzu: Elektronische Kassensysteme müssen dann offiziell beim Finanzamt gemeldet werden.

In diesem Beitrag erfährst du, ob es eine gesetzliche Kassenpflicht gibt, welche Anforderungen für elektronische Kassensysteme gelten, was es mit der Meldepflicht ab 2025 auf sich hat – und warum sich ein digitales Kassensystem für deinen Gastronomiebetrieb schon jetzt lohnt.

 

Was bedeutet Kassenpflicht – und gilt sie für die Gastronomie?

In Deutschland gibt es keine generelle Registrierkassenpflicht. Auch in der Gastronomie darf theoretisch weiterhin eine offene Ladenkasse verwendet werden – also eine einfache Kassenlade mit manueller Aufzeichnung der Einnahmen. Eine gesetzliche Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu nutzen, besteht bisher nicht.

Allerdings bringt die offene Kasse erhebliche Nachteile mit sich: Die Kassennachschau – eine unangekündigte Prüfung durch das Finanzamt – ist hier besonders wahrscheinlich. Bei dieser Kontrolle darf die Prüferin oder der Prüfer spontan Einsicht in die Kasse und die Kassenbuchführung verlangen. Wer dann keine lückenlose Dokumentation vorweisen kann, riskiert hohe Nachzahlungen oder sogar ein Strafverfahren.

Hinzu kommt: Je mehr Belege täglich anfallen, desto schwieriger wird es, alles manuell korrekt zu erfassen. Deshalb entscheiden sich immer mehr Gastronomiebetriebe freiwillig für ein elektronisches Kassensystem – auch mit Blick auf die neue Meldepflicht ab dem 1. Juli 2025.Denn auch wenn es (noch) keine gesetzliche Pflicht zur elektronischen Kasse in der Gastronomie gibt, wird ihr Einsatz in der Praxis zunehmend zur Voraussetzung für eine rechtssichere Kassenführung.

 

Welche Anforderungen gelten für elektronische Kassensysteme?

Wer in der Gastronomie ein elektronisches Kassensystem nutzt, muss sicherstellen, dass dieses den gesetzlichen Anforderungen der Abgabenordnung und den GoBD entspricht – also den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Seit dem 1. Januar 2023 dürfen in Deutschland nur noch Kassensysteme eingesetzt werden, die mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sind. Die TSE schützt die digitalen Aufzeichnungen vor nachträglicher Manipulation. Dabei kann es sich um einen USB-Stick, eine SD-Karte oder eine Cloud-Lösung handeln – entscheidend ist, dass alle Daten fälschungssicher und zehn Jahre lang gespeichert werden.

Elektronische Kassensysteme müssen außerdem die folgenden GoBD-Vorgaben erfüllen:

• Vollständige, korrekte und unveränderbare Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle
• Einzelaufzeichnungspflicht für jeden Umsatz
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Daten
• zeitnahe Buchungen und lückenlose Dokumentation
• 10 Jahre Archivierungspflicht

Zusätzlich gilt seit dem 1. Januar 2020 eine Belegausgabepflicht: Für jeden Geschäftsvorfall muss ein Kassenbon erstellt werden – unabhängig vom Umsatzbetrag oder davon, ob der Kunde oder die Kundin den Bon möchte. Die Ausgabe kann auch digital erfolgen, z. B. per QR-Code oder E-Mail.

Ein gesetzeskonformer Kassenbon muss folgende Angaben enthalten:

• Datum und Uhrzeit des Vorgangs
• Name oder Kennung des Bedienpersonals
• Artikelbezeichnung und Menge
• Einzelpreis und Gesamtpreis
• Steuersatz und Steuerbetrag
• Zahlungsart
• Seriennummer der Kasse oder TSE

 

Neue Meldepflicht ab 1. Juli 2025: Das musst du wissen

Ab dem 1. Juli 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme in Deutschland offiziell beim Finanzamt gemeldet werden. Grundlage dafür ist § 146a der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Ziel ist es, die Nachvollziehbarkeit von Kassendaten zu verbessern und Steuerhinterziehung noch gezielter zu verhindern.

Die Meldung muss elektronisch erfolgen – entweder über das ELSTER-Portal („Mein ELSTER“, Formular: „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (Paragraf 146a Abs. 4 AO)“) oder automatisiert über die sogenannte ERiC-Schnittstelle („ELSTER Rich Client“), die viele Kassensoftware-Lösungen bereits integriert haben.

Das musst du melden:

• Name und Steuernummer des Betriebs
• Seriennummer des Kassensystems
• Datum der Anschaffung und Inbetriebnahme
• Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)

Wichtig sind dabei folgende Fristen:

• Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Kassensysteme, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
• Auch die Stilllegung eines Kassensystems muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Wenn du die Meldefristen verpasst oder unvollständige Angaben machst, kann das nicht nur zu Sanktionen führen – es wirft auch ein schlechtes Licht auf dich als Führungskraft in deinem Betrieb. Sorge also rechtzeitig dafür, dass alle Informationen vollständig vorliegen und dein Kassensystem korrekt registriert ist. So bleibst du auf der sicheren Seite und vermeidest unnötigen Ärger mit dem Finanzamt.

 

Warum sich elektronische Kassensysteme (trotzdem) lohnen

Auch wenn es keine generelle Pflicht zur Nutzung eines elektronischen Kassensystems gibt, sprechen viele Gründe dafür, dass die Zeiten offener Kassen endgültig vorbei sind. Ein digitales System bringt dir nicht nur Rechtssicherheit, sondern erleichtert auch den Alltag in deinem Betrieb – und unterstützt dich dabei, deine Ausgaben zu verringern und so die Wirtschaftlichkeit zu verbessern.

Du behältst jederzeit den Überblick über deine Einnahmen, Ausgaben und Warenvorgänge – und kannst dadurch deine Prozesse effizienter gestalten. Das hilft dir nicht nur bei der Buchhaltung, sondern auch bei der Nachbestellung, Lagerplanung und -haltung sowie generell der Verwaltung deines Sortiments.

Viele Kassensysteme lassen sich außerdem mit anderen digitalen Tools verknüpfen – zum Beispiel mit Bestellsystemen, Reservierungslösungen oder Online-Zahlungsmöglichkeiten. Manche Systeme bieten sogar eine Self-Service-Funktion: Deine Gäste können über einen QR-Code direkt bestellen und bezahlen – ganz ohne Wartezeit.

Nicht zuletzt bist du mit einem zertifizierten Kassensystem auch besser auf Betriebsprüfungen vorbereitet – und erfüllst alle Vorgaben der GoBD, der TSE-Pflicht und der Meldepflicht ab Juli 2025.

 

Was passiert bei Verstößen?

Die Vorschriften rund um die Kassenführung sind kein unverbindlicher Hinweis – sondern gesetzlich verpflichtend. Wer sich nicht daran hält, riskiert empfindliche Konsequenzen. Bei Verstößen gegen die Anforderungen der Abgabenordnung, der Kassensicherungsverordnung oder der GoBD kann das Finanzamt Bußgelder von bis zu 25.000 Euro verhängen.

Das betrifft zum Beispiel Fälle, in denen

• die TSE fehlt oder nicht korrekt funktioniert,
• die GoBD-Vorgaben nicht eingehalten werden,
• das Kassensystem nicht rechtzeitig gemeldet wird,
• oder bei einer Prüfung Unstimmigkeiten in den Aufzeichnungen auffallen.

Auch ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht kann zu Problemen führen – selbst wenn aktuell noch kein Bußgeld dafür vorgesehen ist. Fehlt regelmäßig der Kassenbon, wertet das Finanzamt das schnell als Hinweis auf eine mangelhafte Kassenführung und schaut genauer hin.

 

Fazit: Jetzt handeln und auf Nummer sicher gehen

Auch wenn es noch keine generelle Kassenpflicht für Gastronomiebetriebe gibt, solltest du die gesetzlichen Anforderungen ernst nehmen. Auch wenn es noch keine generelle Kassenpflicht für Gastronomiebetriebe gibt, solltest du die gesetzlichen Anforderungen ernst nehmen – besonders, da die Kassenpflicht für die Gastronomie in Deutschland durch neue Vorgaben wie die Meldepflicht ab Juli 2025 zunehmend konkret wird. Ein elektronisches Kassensystem hilft dir dabei, Fehler zu vermeiden, Kontrollen souverän zu bestehen und gleichzeitig deinen Arbeitsalltag effizienter zu gestalten.

Mit Blick auf die verbindliche Meldepflicht ab dem 1. Juli 2025 ist jetzt der richtige Zeitpunkt, dein Kassensystem zu prüfen oder gegebenenfalls umzustellen. So stellst du sicher, dass du alle Fristen einhältst – und vermeidest unnötigen Stress mit dem Finanzamt.

Übrigens: Ein modernes Kassensystem ist ein wichtiger Baustein für einen zukunftsfähigen Gastronomiebetrieb – doch die Digitalisierung als solche bietet dir noch viel mehr Chancen. Vom kontaktlosen Bestellen bis zur automatisierten Warenwirtschaft: Wer früh digital denkt, spart langfristig Zeit und Kosten. Weitere Informationen findest du in unserem Beitrag zur Digitalisierung in der Gastronomie.

 

Häufige Fragen zur Kassenpflicht in der Gastronomie

Ist Gastronomie ohne Kasse erlaubt?

Grundsätzlich ja – eine Kasse ist nicht in jedem Fall gesetzlich vorgeschrieben. Auch in der Gastronomie darf man theoretisch eine offene Ladenkasse führen. Allerdings ist der Betrieb ohne elektronische Kasse mit vielen Risiken verbunden, etwa im Hinblick auf die Dokumentation, Prüfbarkeit und Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt.

Ist eine elektronische Kasse Pflicht in der Gastronomie?

Noch gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung für alle Betriebe, eine elektronische Kasse zu verwenden. In der Praxis ist der Einsatz eines digitalen Kassensystems jedoch durch Vorschriften wie die TSE-Pflicht, GoBD-Vorgaben und Belegausgabepflicht nahezu unumgänglich – besonders in der Gastronomie mit vielen täglichen Barumsätzen.

Muss ich jede einzelne Kasse melden?

Ja. Wenn du mehrere elektronische Kassensysteme betreibst – z. B. in verschiedenen Filialen oder an unterschiedlichen Arbeitsstationen – musst du jede Kasse einzeln mit Seriennummer und Inbetriebnahmedatum melden.

Gilt die Meldepflicht auch für mobile Kassen?

Ja. Auch mobile oder cloudbasierte Kassensysteme, etwa auf Tablets oder Smartphones, unterliegen der Meldepflicht – sofern sie mit einer TSE ausgestattet sind und als Kasse im Sinne der KassenSichV genutzt werden.

Was passiert, wenn ich mein Kassensystem wechsle?

Dann musst du die Außerbetriebnahme des alten Systems und die Inbetriebnahme des neuen Systems jeweils innerhalb eines Monats melden – inklusive der entsprechenden Daten (Seriennummer, Datum etc.).

Wie melde ich ein Kassensystem beim Finanzamt?

Die Meldung erfolgt entweder über dein ELSTER-Konto oder automatisch über die ERiC-Schnittstelle deiner Kassensoftware. Informiere dich rechtzeitig, ob dein Anbieter diese Funktion unterstützt.

Gibt es eine Übergangsfrist für die Meldepflicht?

Ja. Kassensysteme, die vor dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden. Für neue Systeme gilt die Monatsfrist ab Anschaffung.