Trinkgeld bei Kartenzahlung: Steuern, Buchung und Auszahlung

Trinkgeld bei Kartenzahlung: Das Wichtigste

Viele Gäste bezahlen im Restaurant, Café oder Foodtruck mit Karte, Smartphone oder Smartwatch. Dafür brauchst du eine passende Trinkgeldfunktion am Terminal oder in der Zahlungsoberfläche. Hier sind die wichtigsten Aspekte im Überblick:

• Die Zahlungsart ist nicht entscheidend: Trinkgeld für Arbeitnehmende kann auch bei Kartenzahlung steuerfrei sein.
• Freiwilligkeit bleibt Voraussetzung: Der Gast darf weder rechtlich noch durch die Bedienoberfläche zur Zahlung verpflichtet werden.
• Umsatz und Trinkgeld müssen getrennt bleiben: So lassen sich Buchhaltung, Zuordnung und Auszahlung nachvollziehen.
• Trinkgeld für Inhabende wird anders behandelt: Es zählt grundsätzlich als Betriebseinnahme.

Die zentralen gesetzlichen Grundlagen stehen weiterhin in § 3 Nr. 51 Einkommensteuergesetz und § 107 Gewerbeordnung. Prüfe betriebliche Sonderfälle zusätzlich mit deiner Steuerberatung.

Wie funktioniert Trinkgeld mit Karte?

Beim Bezahlen wird zunächst der Rechnungsbetrag aus dem Kassensystem übernommen oder am Terminal eingegeben. Anschließend kann der Gast einen zusätzlichen Betrag auswählen. Rechnung und Trinkgeld werden gemeinsam bezahlt, sollten in der Abrechnung aber als getrennte Werte erscheinen.

Trinkgeld direkt am Kartenterminal

Das Terminal kann feste Beträge, Prozentwerte oder eine freie Eingabe anzeigen. Möglich ist auch das Aufrunden auf einen selbst gewählten Gesamtbetrag. Eine klar sichtbare Option ohne Trinkgeld stellt sicher, dass die Entscheidung freiwillig bleibt.

Trinkgeld per QR-Code

Bei einer QR-Zahlung scannt der Gast einen Code auf dem Beleg oder am Tisch. Die Rechnung öffnet sich auf dem Smartphone und kann dort bezahlt werden. Vor dem Abschluss lässt sich das Trinkgeld ergänzen.

Unabhängig vom Zahlungsweg sollte dein System Rechnungsbetrag und freiwilliges Trinkgeld getrennt dokumentieren. Das erleichtert Buchung und Auszahlung.

Ist Trinkgeld bei Kartenzahlung steuerfrei?

Für Arbeitnehmende kann Trinkgeld bei Kartenzahlung steuerfrei sein. Voraussetzung ist, dass ein Dritter den Betrag freiwillig, ohne Rechtsanspruch und zusätzlich zur geschuldeten Leistung gibt. Ob das Geld bar oder digital übermittelt wird, ändert diese Grundsätze nicht.

Trinkgeld für Arbeitnehmende

Der Betrag muss als persönliche Zuwendung an Arbeitnehmende erkennbar bleiben. Der Betrieb kann bei der technischen Annahme und späteren Verteilung als Zwischenstelle auftreten. Wichtig sind eine klare Zuordnung und ein nachvollziehbarer Auszahlungsprozess.

Trinkgeld für Inhabende

Erhält eine selbstständig tätige Person das Trinkgeld für die eigene Leistung, greift die Steuerbefreiung für Arbeitnehmende nicht. Das Bundesfinanzministerium ordnet in diesem Fall das Trinkgeld an den Unternehmer als Teil des Umsatzes ein. Weiterführende Informationen findest du im Ratgeber zur Umsatzsteuer in der Gastronomie.

Servicepauschale ist kein freiwilliges Trinkgeld

Ein verpflichtender Bedienungszuschlag oder eine fest berechnete Servicepauschale ist Teil des verlangten Preises. Solche Beträge sind deshalb nicht wie freiwilliges Trinkgeld zu behandeln. Weise verpflichtende Zuschläge transparent aus und lasse ihre steuerliche Behandlung prüfen.

Kartentrinkgeld richtig verbuchen und dokumentieren

Bei der Kartenzahlung wird häufig ein Gesamtbetrag auf das Geschäftskonto überwiesen. Für deine Unterlagen muss trotzdem erkennbar bleiben, welcher Teil Umsatz und welcher Teil Trinkgeld für das Team ist. Ein integriertes POS-System kann die getrennte Erfassung unterstützen.

1. Rechnung erfassen: Buche Speisen und Getränke regulär mit den jeweils geltenden Steuersätzen.
2. Trinkgeld getrennt auswählen: Der freiwillige Betrag wird am Terminal, per QR-Code oder in der Zahlungsoberfläche ergänzt.
3. Zahlungsdaten abgleichen: Prüfe, ob Rechnungsbetrag und Trinkgeld in Tagesabschluss und Zahlungsbericht separat erkennbar sind.
4. Empfang festhalten: Ordne den Betrag einer Person, einer Schicht oder einem vereinbarten Trinkgeldpool zu.
5. Auszahlung dokumentieren: Halte fest, wann welcher Betrag nach welchem Schlüssel an das Team weitergegeben wurde.

Trinkgeld an Arbeitnehmende muss nach Angaben des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich nicht über das Kassensystem erfasst werden. Wird es in den Geldbestand der Kasse aufgenommen, muss die Kassensturzfähigkeit technisch oder organisatorisch erhalten bleiben. Für Kartentrinkgeld ist eine digitale Trennung deshalb besonders hilfreich.

Kartentrinkgeld an das Team auszahlen

Eine verständliche Regelung verhindert Konflikte und schafft Vertrauen. Lege fest, ob Kartentrinkgeld täglich, wöchentlich oder monatlich ausgezahlt wird. Das Team sollte außerdem wissen, wie Gebühren, Stornierungen und nachträgliche Korrekturen behandelt werden.

• Direkte Zuordnung: Das Trinkgeld geht an die Person, die den Tisch oder den Bezahlvorgang betreut hat.
• Schichtpool: Alle Beträge einer Schicht werden gesammelt und nach einem festgelegten Schlüssel verteilt.
• Teammodell: Service, Bar und Küche werden gemeinsam berücksichtigt, wenn dies im Betrieb vereinbart ist.

Eine ausführlichere Übersicht zu Eigentum und Verteilung findest du im Artikel über Trinkgeld in der Gastronomie. Dokumentiere die gewählte Regelung und erläutere sie bereits bei der Einarbeitung.

Trinkgeldfunktionen mit DISH Pay und DISH Pay Now nutzen

Eine integrierte Zahlungslösung reduziert manuelle Eingaben und macht Kartentrinkgeld leichter nachvollziehbar. Welche Lösung passt, hängt von Betriebsgröße, Zahlungswegen und technischer Ausstattung ab.

DISH Pay für integrierte Abläufe

DISH Pay unterstützt kontaktlose Zahlungen am Terminal, Zahlungen per QR-Code und Online-Zahlungen. Gäste können die integrierte Trinkgeldfunktion direkt beim Bezahlen nutzen. Transaktionen lassen sich in der zugehörigen App überblicken.

Die Terminals sind mit DISH POS kompatibel. Damit eignet sich DISH Pay besonders für Betriebe, die Bestellung, Kasse und Zahlung miteinander verbinden möchten. Je nach Bedarf stehen mobile und stationäre Geräte zur Auswahl.

DISH Pay Now für flexible Einsätze

DISH Pay Now eignet sich unter anderem besonders für Cafés, Foodtrucks, Pop-ups sowie saisonale oder gelegentliche Nutzung. Das mobile Kartenlesegerät hat keine monatliche Grundgebühr, jedoch entstehen Kosten bei einer Transaktion.

Gäste können kontaktlos bezahlen und Trinkgeld ergänzen. Digitale Belege lassen sich per QR-Code oder E-Mail bereitstellen. Umsätze und Auszahlungen sind im Online-Dashboard einsehbar. Für den Einsatz benötigst du eine WLAN- oder Hotspot-Verbindung.

Die Trinkgeldabfrage gastfreundlich gestalten

Eine digitale Trinkgeldfunktion sollte eine freie Entscheidung unterstützen. Hohe voreingestellte Prozentwerte oder eine schwer erkennbare Ablehnung können Druck erzeugen. Das wirkt sich negativ auf den letzten Eindruck des Restaurantbesuchs aus.

• Auswahl ausgewogen darstellen: Zeige „kein Trinkgeld“ ebenso deutlich wie Prozentwerte oder feste Beträge.
• Freie Eingabe ermöglichen: Gäste sollten einen eigenen Betrag wählen oder nur aufrunden können.
• Diskretion sichern: Übergib das Terminal so, dass die Auswahl ohne Beobachtung getroffen werden kann.
• Verwendung erklären: Informiere auf Nachfrage klar, ob das Trinkgeld direkt zugeordnet oder im Team verteilt wird.

FAQ: Trinkgeld bei Kartenzahlung

Ist Trinkgeld bei Kartenzahlung steuerfrei?

Für Arbeitnehmende kann Kartentrinkgeld steuerfrei sein, wenn es freiwillig von einem Dritten, ohne Rechtsanspruch und zusätzlich zum Rechnungsbetrag gegeben wird. Für selbstständig tätige Inhabende gilt diese Steuerbefreiung nicht.

Muss Kartentrinkgeld auf dem Beleg stehen?

Entscheidend ist die nachvollziehbare Trennung vom Umsatz. Wird Trinkgeld über Terminal oder Kassensystem angenommen, sollte es in den Zahlungs- und Abrechnungsdaten separat erkennbar sein. Kläre die konkrete Beleg- und Buchungsdarstellung mit deiner Steuerberatung und deinem Systemanbieter.

Wie wird Trinkgeld bei Kartenzahlung verbucht?

Erfasse zuerst den regulären Umsatz und dokumentiere das Trinkgeld getrennt. Ordne es anschließend der empfangenden Person, einer Schicht oder einem Pool zu. Halte auch die spätere Auszahlung nachvollziehbar fest.

Werden vom Kartentrinkgeld Gebühren abgezogen?

Ob und wie Transaktionsgebühren auf den Gesamtbetrag angewendet werden, hängt vom Zahlungsanbieter und Vertrag ab. Lege intern transparent fest, wie dein Betrieb mit solchen Kosten umgeht, und informiere das Team über die Regelung.

Kann man mit DISH Pay und DISH Pay Now Trinkgeld geben?

Ja. Beide Zahlungslösungen verfügen über eine Trinkgeldfunktion. DISH Pay lässt sich mit DISH POS verbinden. DISH Pay Now ist eine mobile Lösung ohne monatliche Grundgebühr und eignet sich besonders für flexible Einsätze.

Fazit

Trinkgeld bei Kartenzahlung funktioniert zuverlässig, wenn Umsatz und freiwillige Zuwendung getrennt erfasst werden. Klare Buchungs- und Auszahlungsregeln schützen die Nachvollziehbarkeit und stärken das Vertrauen deines Teams.