Kassendifferenz: Wer muss zahlen?

100 Euro minus in der Kasse – und jetzt? Gerade in der Gastronomie kommt es schnell zu Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand. Doch wer trägt den Fehlbetrag wirklich? Hier erfährst du, wann eine Kassendifferenz normal ist, wer im Ernstfall haftet und ob Betriebe sie vom Lohn abziehen dürfen.

 

Was bedeutet eine Kassendifferenz?

Eine Kassendifferenz liegt vor, wenn der tatsächlich vorhandene Geldbestand in der Kasse nicht mit dem errechneten Soll-Bestand übereinstimmt. Das klingt nach einem klaren Rechenfehler, ist in der Praxis aber oft komplexer.

Im Alltag eines Restaurants, einer Bar oder eines Cafés führen viele Faktoren zu Abweichungen: hektische Bestellungen, Zahlungen mit unterschiedlichen Zahlungsmitteln, Trinkgelder oder das Verrechnen von Gutscheinen. Schon kleine Ungenauigkeiten können dazu führen, dass am Ende des Tages ein Minus in der Kasse steht.

Eine minimale Abweichung von ein paar Cent ist in fast jedem Betrieb normal. Anders sieht es aus, wenn plötzlich größere Summen fehlen – und zum Beispiel 100 Euro Minus in der Kasse auftauchen. Dann stellt sich sofort die Frage: Wer trägt die Verantwortung?

 

Typische Ursachen für Kassendifferenzen

Hektik im Service

Wenn zur Mittagszeit die Schlange bis zur Tür reicht oder abends mehrere Tische gleichzeitig zahlen wollen, kann eine falsche Herausgabe von Wechselgeld leicht passieren. Solche Fehler sind menschlich und zählen in der Regel zur leichten Fahrlässigkeit.

Technische Probleme

Nicht immer sind Menschen verantwortlich. Auch Kassensysteme, Kartenlesegeräte oder Scanner können fehlerhafte Beträge verbuchen. Fällt der Bondrucker aus oder wird ein Artikel doppelt berechnet, entstehen Differenzen. Das Risiko solcher Fehler trägt grundsätzlich der Betrieb, nicht die Mitarbeitenden. Mehr dazu, wie digitale Tools Abläufe stabiler machen, liest du in Digitalisierung in der Gastronomie.

Fehlende Schulung

Gerade neue Teammitglieder machen häufiger Fehler, wenn sie nicht ausreichend eingewiesen wurden. Findet keine Schulung statt, liegt die Verantwortung für Kassendifferenzen nicht bei den Mitarbeitenden. Für einen guten Start in neue Strukturen hilft auch unser Ratgeber Restaurant eröffnen – was du beachten musst.

Sonstige Faktoren

Neben Stress, Technik und fehlender Schulung gibt es weitere Gründe, warum am Ende des Tages ein Minus in der Kasse auftauchen kann:

• Trinkgeldregelungen: Bar-Trinkgeld wird manchmal versehentlich mit in die Kasse gelegt oder umgekehrt.
• Gutscheine und Rabatte: Falsch erfasste Gutscheine führen zu Abweichungen.
• Kassensturz durch mehrere Personen: Je mehr Hände die Kasse bedienen, desto höher das Risiko.

Diese Ursachen zeigen: Eine Kassendifferenz ist nicht automatisch gleichzusetzen mit einem schuldhaften Verhalten.

 

Wer muss Kassendifferenzen bezahlen?

Die entscheidende Frage lautet: Darf der Betrieb verlangen, dass Mitarbeitende eine Kassendifferenz aus eigener Tasche bezahlen oder sie vom Lohn abziehen?

Nach gängiger Rechtsprechung gilt das Drei-Stufen-Modell der Haftung:

• Leichte Fahrlässigkeit: Alltägliche Fehler im Stress (z. B. falsches Wechselgeld, vergessener Bondruck). → Keine Haftung der Mitarbeitenden.
• Mittlere Fahrlässigkeit: Verstoß gegen Sorgfaltspflichten (z. B. ignorierte Kassenvorgaben). → Anteilig mögliche Haftung; Gerichte prüfen den Einzelfall.
• Grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz: Bewusstes Missachten von Regeln oder Entnahme von Geld. → Volle Haftung möglich.

Wichtig: Die Beweislast liegt beim Betrieb. Ohne eindeutigen Nachweis ist es unzulässig, eine Kassendifferenz vom Lohn abziehen zu wollen.

 

Kassendifferenz aus eigener Tasche bezahlen – ist das erlaubt?

Viele befürchten, einen Fehlbetrag sofort begleichen zu müssen. In der Praxis kommt es vor, dass Vorgesetzte Druck ausüben: „Die 100 Euro minus in der Kasse musst du übernehmen.“ Doch es gilt:

• Nicht zahlen ohne Prüfung: Ohne klare Beweise für grobe Fahrlässigkeit darf keine Zahlung verlangt werden.
• Keine sofortigen Lohnabzüge akzeptieren: Einseitige Abzüge sind unzulässig.
• Mitbestimmung beachten: In Betrieben mit Betriebsrat ist dieser bei Lohnabzügen einzubeziehen.

Kurz gesagt: Kassendifferenz aus eigener Tasche bezahlen zu müssen, ist nur in Ausnahmefällen rechtlich haltbar.

 

Praxisbeispiel aus der Gastronomie

Ein Bistro in der Innenstadt hat mittags regen Andrang. Am Ende des Tages fehlen 100 Euro in der Kasse. Die Betriebsleitung ist aufgebracht und stellt das Team zur Rede. Zunächst scheint die Ursache bei einem neuen Teammitglied im Service zu liegen. Nach genauerer Prüfung zeigt sich jedoch: Das Kassensystem hat bei zwei Kartenzahlungen den Betrag doppelt verbucht – die Differenz war also technisch verursacht.

Statt vorschnell jemanden zahlen zu lassen, wurden zwei Maßnahmen beschlossen:

• Zweiter Tagesabschluss: Die Kasse wird am Abend gemeinsam gezählt.
• Gezielte Schulung: Neues Team wird intensiv in Kassenabläufe eingearbeitet.

Das Beispiel zeigt: Ursachen gründlich prüfen – nicht vorschnell Schuldige suchen.

 

Mankovereinbarung und Mankogeld

Eine Mankovereinbarung regelt vertraglich, dass Mitarbeitende für Fehlbeträge haften; als Ausgleich erhalten sie Mankogeld. Wirksam ist das nur, wenn die Regelung schriftlich vorliegt, der Ausgleich angemessen ist und sie nicht einseitig zulasten der Mitarbeitenden geht.

Das Mankogeld kann bis zu einer bestimmten Grenze (ca. 16 € monatlich) steuerfrei sein. Viele Fachleute bewerten solche Vereinbarungen kritisch, weil sie unternehmerisches Risiko verlagern. In jedem Fall lohnt sich eine sorgfältige Prüfung.

Wenn du Verträge generell strukturieren willst, hilft unser Leitfaden zu Pachtverträgen in der Gastronomie.

 

Handlungstipps für Gastronomiebetriebe

• Team schulen: Korrektes Rückgeld, Gutscheinerfassung, Kartenzahlungen & Kassenabschluss trainieren.
• Technik modernisieren: Stabile Systeme senken das Fehlerrisiko deutlich – siehe Digitalisierung in der Gastronomie.
• Klare Prozesse: Wer darf die Kasse bedienen? Wer schließt ab? Regeln schriftlich festhalten.
• Vier-Augen-Prinzip: Zwei Personen prüfen den Abschluss; Fehler fallen schneller auf.
• Kommunikation fördern: Offener Umgang mit Differenzen stärkt das Vertrauen im Team.

 

Fazit

Kassendifferenzen sind in der Gastronomie nichts Ungewöhnliches. Kleine Abweichungen gehören zum Tagesgeschäft und dürfen nicht automatisch auf Mitarbeitende abgewälzt werden. Selbst wenn größere Beträge wie 100 Euro minus in der Kasse auftauchen, ist eine Haftung nur zulässig, wenn grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz nachweisbar sind. Weder eine Kassendifferenz direkt vom Lohn abzuziehen, noch eine Kassendifferenz aus eigener Tasche bezahlen zu müssen, sind ohne klare Rechtsgrundlage erlaubt. Besser ist es, Differenzen durch Schulungen, klare Prozesse und stabile Kassentechnik vorzubeugen – das schützt den Betrieb und stärkt Vertrauen sowie Motivation im Team. Mit digitalem Bezahlen (Karte, QR-Code etc.) und einem gut aufgestellten Kassensystem (z. B. von Dish) sollten Kassendifferenzen allerdings ohnehin nicht mehr das große Problem sein.

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Weiterführend: Prozesse sauber dokumentieren und digitalisieren? Sieh dir auch QR-Codes im Restaurant an – ideal für Speisekarten und Abläufe.