Inventur in der Gastronomie: So verschaffst du dir einen besseren Überblick

Eine Inventur gehört nicht zu den Lieblingsthemen vieler Gastronominnen und Gastronomen – doch wer sie regelmäßig durchführt, profitiert mehrfach: geringere Warenverluste, bessere Planung und ein klarer Überblick über den Bestand. Auch wenn keine gesetzliche Pflicht besteht, ist eine strukturierte Inventur ein wertvolles Instrument für den wirtschaftlichen Erfolg deines Betriebs. Wir erklären, worauf du achten solltest.

 

Pflicht oder Kür? Rechtliche Grundlagen der Inventur

Ob eine Inventur gesetzlich vorgeschrieben ist, hängt von der Unternehmensform und der Umsatzgröße ab. Laut Handelsgesetzbuch (HGB) sind nur bilanzierungspflichtige Unternehmen dazu verpflichtet, regelmäßig eine Inventur durchzuführen. Für kleinere Gastronomiebetriebe gilt diese Pflicht häufig nicht – insbesondere dann, wenn sie als Einzelunternehmen geführt werden und bestimmte Schwellenwerte nicht überschreiten.

Wichtig:Für Geschäftsjahre, die nach dem 31. Dezember 2023 beginnen, gelten im Rahmen des Wachstumschancengesetzes neue Grenzwerte. Wer in zwei aufeinanderfolgenden Jahren weniger als 800.000 Euro Umsatz und unter 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielt, ist von der Inventurpflicht befreit. Diese Regelung betrifft beispielsweise viele kleinere Cafés, Imbisse oder Food Trucks.

 

Was bedeutet Inventur eigentlich?

Doch was genau passiert bei einer Inventur – und wie läuft sie ab? Kurz gesagt: Eine Inventur ist die systematische Erfassung aller vorhandenen Bestände. In der Gastronomie bezieht sich das in der Regel auf die sogenannte körperliche Inventur – also das Zählen, Wiegen oder Messen sämtlicher Waren im Betrieb.

Der Ablauf erfolgt in zwei Schritten: Zunächst wird eine Bestandsliste erstellt, in der sämtliche Lagergüter – von Getränkekisten über Trockenware bis hin zu Tiefkühlprodukten – mengenmäßig erfasst werden. Im zweiten Schritt werden diese Ist-Werte mit den Soll-Beständen aus der Lagerbuchhaltung oder Warenwirtschaft verglichen. Abweichungen können auf verschiedene Ursachen hindeuten: falsch verbuchte Warenbewegungen, Schwund durch verdorbene Lebensmittel, Diebstahl oder schlichtweg Fehler bei früheren Zählungen.

Die Differenzen werden im Anschluss verbucht – entweder als Bestandsveränderung oder als zusätzlicher Wareneinsatz. Auf diese Weise hilft die Inventur nicht nur beim Aufdecken von Schwachstellen, sondern auch bei der Optimierung der Warenkosten und der betrieblichen Steuerung.

 

Diese Inventurarten kommen in der Gastronomie infrage

Wer sich für eine regelmäßige Inventur entscheidet, hat verschiedene Methoden zur Auswahl. Welche Inventurart am besten geeignet ist, hängt von der Größe deines Betriebs, dem Warendurchsatz und den technischen Möglichkeiten ab.

Stichtagsinventur

Die klassische Form ist die Inventur zu einem festgelegten Stichtag – meist zum Jahresende. An diesem Tag wird der komplette Warenbestand erfasst. Der Nachteil: Der Betrieb muss dafür oft teilweise oder vollständig ruhen, da alle Lagerbereiche gezählt werden müssen.

Permanente Inventur

Wenn du mit einem digitalen Warenwirtschaftssystem arbeitest, kannst du die Inventur laufend durchführen. Dabei werden alle Zu- und Abgänge kontinuierlich erfasst. Dennoch ist auch hier mindestens einmal im Jahr eine körperliche Bestandskontrolle notwendig, um Abweichungen festzustellen. Vorteil: Der Inventurzeitpunkt kann flexibel gewählt werden.

Stichprobeninventur

Diese Methode eignet sich eher für größere Betriebe mit umfangreichem Warenlager. Statt alles zu zählen, werden nur bestimmte Artikelgruppen erfasst. Mithilfe statistischer Verfahren wird der Gesamtbestand hochgerechnet. Wichtig: Die Stichprobeninventur muss vom Finanzamt genehmigt werden und setzt den Einsatz eines anerkannten Verfahrens voraus.

 

Inventur vorbereiten: Struktur, Tools und Checklisten

Eine erfolgreiche Inventur beginnt nicht am Zähltag, sondern schon Wochen vorher mit einer klaren Vorbereitung. Je besser der Ablauf geplant ist, desto reibungsloser verläuft die Bestandsaufnahme – und desto aussagekräftiger sind die Ergebnisse.

Struktur ist alles

Teile dein Lager in sinnvolle Bereiche ein – etwa Trockenlager, Kühlhaus, Tiefkühlung, Bar und Küche. Lege fest, in welcher Reihenfolge gezählt wird und welche Personen für welche Bereiche zuständig sind. So lassen sich Dopplungen vermeiden und der Überblick bleibt erhalten.

Checklisten und Vorlagen nutzen

Eine standardisierte Inventurliste hilft dabei, keine Warengruppe zu vergessen. Viele Gastronomiebetriebe nutzen einfache Excel-Vorlagen oder digitale Tools mit direkter Anbindung an das Kassensystem oder die Lagerverwaltung. Wichtig ist, dass jede Position eine Artikelbezeichnung, Mengeneinheit und Spalte für den Netto-Einkaufspreis enthält.

Inventurtag planen

Wähle einen ruhigen Tag, möglichst außerhalb des normalen Betriebs. Neue Lieferungen sollten erst nach Abschluss der Zählung eingeräumt werden – andernfalls verfälschen sie das Ergebnis. Auch Kommissionsware darf nicht mitgezählt werden, da sie nicht zum Betriebsvermögen gehört.

Team informieren

Alle Beteiligten sollten wissen, worauf es ankommt: Genauigkeit, saubere Dokumentation und der Verzicht auf Schätzungen, wo sie nicht notwendig sind. Ein kurzes Briefing vorab stellt sicher, dass alle denselben Ablauf einhalten.

 

Besonderheiten in Bar, Küche & Lager

Während im Lager oft standardisierte Gebinde gezählt werden, stellen Bar und Küche die Inventur vor besondere Herausforderungen. Hier lagern viele einzelne Produkte, angebrochene Verpackungseinheiten oder Kleinteile – entsprechend sorgfältig muss die Zählung erfolgen.

An der Bar

Besonders aufwändig ist die Erfassung angebrochener Flaschen. Um hier realistische Werte zu erhalten, empfiehlt es sich, den verbleibenden Inhalt zu schätzen – etwa in Zehntelschritten (z. B. 0,7 l Flasche, noch ca. 0,3 l vorhanden). Spezielle Messhilfen oder Barcodescanner können die Arbeit erleichtern, sind aber nicht zwingend notwendig.

In der Küche

Das sogenannte „Kleininventar“ wird oft übersehen – sollte aber nicht unterschätzt werden. Dazu zählen Töpfe, Pfannen, Messer, Schneebesen, Backbleche und andere Küchenutensilien. Gerade bei Verlusten durch Defekte oder unbeabsichtigtes Entsorgen lohnt es sich, diese regelmäßig zu erfassen. Für Küchenkleinteile empfiehlt sich eine separate, unterjährige Inventur – etwa einmal pro Quartal.

Im Kühlhaus

Hier gilt besondere Aufmerksamkeit bei verderblicher Ware. Achte darauf, ob Produkte bereits abgelaufen sind oder bald verbraucht werden müssen. Diese Hinweise helfen auch beim späteren Wareneinsatz und der Nachkalkulation.

 

Beispiel für eine Inventur in der Gastronomie

Wie sieht eine Inventur konkret aus? Ein praktisches Beispiel zeigt, wie du mit einfachen Mitteln eine aussagekräftige Bestandsaufnahme durchführen kannst – ganz ohne teure Software oder aufwändige Technik.

Beispielbetrieb:

Ein kleines Restaurant mit Barbereich, Küche, Trockenlager und Kühlhaus möchte zum Monatsende eine manuelle Inventur durchführen.

Vorbereitung:

• Alle Lagerbereiche wurden in einzelne Zählzonen eingeteilt.
• Die Verantwortlichen erhalten vorbereitete Excel-Listen mit Artikelbezeichnung, Mengeneinheit und Preisfeld.
• Neue Lieferungen werden am Wareneingang separiert und nicht gezählt.
• Das Team wurde im Vorfeld gebrieft – inklusive Umgang mit angebrochenen Verpackungen.

Zählung (Ausschnitt):

Artikel	Mengeneinheit	Bestand	Netto-EK-Preis	Gesamtwert
Tomaten geschält (Dose)	400 g	18	0,79 €	14,22 €
Mehl (Sack)	5 kg	3	4,50 €	13,50 €
Weißwein (angebrochen)	0,75 l	0,3 l	5,20 €	2,08 €
Bar: Gin (Flasche)	0,7 l	2,5	17,90 €	44,75 €
TK-Spinat	2,5 kg	1	3,60 €	3,60 €

 

Fazit: Inventur als strategisches Werkzeug nutzen

Auch wenn viele gastronomische Betriebe gesetzlich nicht zur Inventur verpflichtet sind, lohnt sich die regelmäßige Bestandsaufnahme aus betriebswirtschaftlicher Sicht in jedem Fall. Wer weiß, was im Lager steht, kann gezielter einkaufen, Verluste minimieren und den Wareneinsatz besser kalkulieren.

Ob monatlich, quartalsweise oder nur zum Jahresende – wichtig ist, dass die Inventur strukturiert, vollständig und nachvollziehbar durchgeführt wird. Mit einer klaren Aufteilung der Lagerbereiche, geeigneten Vorlagen und einem geschulten Team wird die Inventur zur Routine und verliert ihren Schrecken.