Trinkgeld bei Kartenzahlung: Das solltest du beachten

Früher war es üblich, Trinkgeld in bar zu geben. Doch mit der zunehmenden Digitalisierung der Gesellschaft hat sich auch das Verhalten der Menschen geändert. Denn kontaktloses Bezahlen und Mobile Payment werden immer beliebter – und so integrieren auch immer mehr Anbieter von Kartenzahlungssystemen die Möglichkeit, Trinkgeld bargeldlos und direkt über das Kartenterminal zu bezahlen. In diesem Artikel klären wir, was es beim Trinkgeld bei Kartenzahlung zu beachten gilt und welche besonderen Voraussetzungen dein Kassensystem erfüllen muss, um deine steuerlichen Verpflichtungen zu erfüllen.

Wie nehme ich Trinkgeld per Kartenzahlung an?

Die grundlegende Voraussetzung, um in deinem Gastronomiebetrieb Trinkgeld per Kartenzahlung annehmen zu können, besteht in einem Point-of-Sale (POS)-System oder Zahlungsterminal, das

1. Kartenzahlungen verarbeiten kann und
2. die Möglichkeit bietet, Trinkgeld auch bei Kartenzahlung anzunehmen.

Ein moderndes Kassensystem wie DISH POS, kombiniert mit DISH Pay, bietet eine umfassende All-in-One-Lösung für diese Anforderungen. Deine Gäste haben die Möglichkeit, ihre Rechnungen sowohl online als auch am Kartenterminal bezahlen. Dabei unterstützt das System nicht nur die gängigen Zahlungsmittel wie VISA oder MasterCard, sondern auch QR-Code-Zahlungen.

Auch Trinkgelder können ganz einfach per Kartenzahlung angenommen und erfasst werden, sodass diese ordnungsgemäß bei der Buchführung berücksichtigt werden können. Dabei werden alle Online- und In-Person-Zahlungen automatisch in einem Backoffice zusammengeführt.

Fallen auf Trinkgeld bei Kartenzahlung Steuern an?

Die steuerliche Behandlung von Trinkgeldern wirft in der Gastronomie häufig Fragen auf, auch im Zusammenhang mit Kartenzahlungen. Dabei muss zwischen Arbeitnehmer:innen und Gastronom:innen unterschieden werden, da die steuerlichen Regelungen für Trinkgelder für beide Gruppen unterschiedlich sind.

Trinkgelder für Arbeitnehmer:innen

Egal ob Barzahlung, über Apple Pay, EC- oder Kreditkarte – für Arbeitnehmer:innen sind Trinkgelder in der Regel steuerfrei, unabhängig von der Höhe des Trinkgeldes. Die steuerliche Behandlung von Trinkgeld in der Gastronomie ist in § 3 Nr. 51 des Einkommensteuergesetzes geregelt.

Danach sind Trinkgelder dann steuerfrei, wenn sie den Arbeitnehmer:innen (Belegschaft) freiwillig und persönlich von Dritten (Gästen) gegeben werden. Arbeitnehmer:innen müssen in diesem Fall keine Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge entrichten.

Trinkgelder für Gastronom:innen

Anders sieht es hingegen für Inhaber:innen eines Gastronomiebetriebes aus. Trinkgelder, die du als Gastronom:in von den Gästen per Kartenzahlung erhältst, werden als zusätzliche Betriebseinnahme betrachtet und unterliegen daher der Steuerpflicht. In diesem Fall müssen die Trinkgelder ordnungsgemäß in der Buchführung und in der Kasse erfasst sowie durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein. Es empfiehlt sich deshalb, alle relevanten Belege sorgfältig aufzubewahren.

Wie wird Trinkgeld bei Kartenzahlung verbucht?

Damit Trinkgelder, die per Kartenzahlungen geleistet wurden, der richtigen Person zugewiesen und auch steuerlich zuverlässig anerkannt werden, ist eine sorgfältige Buchführung unerlässlich – unabhängig davon, ob es sich um die Trinkgelder für die Arbeitnehmer:innen oder für dich als Gastronom:innen handelt.

Doch gerade in Verbindung mit Kartenzahlungen kann die Buchführung von Trinkgeldern unter Umständen komplex sein, insbesondere wenn die Trinkgelder zusammen mit den Rechnungsbeträgen auf dein Geschäftskonto gebucht werden.

Um sicherzustellen, dass Trinkgelder bei Kartenzahlung steuerlich korrekt behandelt werden können, ist ein eindeutiger Nachweis des Trinkgeldes auf der Abrechnung erforderlich. Dieser muss eine klare Unterscheidung zwischen steuerpflichtigem Umsatz und (steuerpflichtigem) Trinkgeld ermöglichen.

Anforderungen an ein modernes Kassensystem für die Buchführung

Die Funktionen eines modernen Kassensystems wie DISH POS können einen wesentlichen Beitrag zur Erfüllung dieser gesetzlichen Anforderungen leisten. Damit die Verbuchung der Trinkgelder bei Kartenzahlungen reibungslos funktioniert, ist es wichtig, dass das Kassensystem folgende Anforderungen erfüllt:

• Das Kassensystem muss in der Lage sein, Trinkgelder als solche als separaten Posten zum Rechnungsbetrag zu erfassen.
• Das Trinkgeld muss auf dem Kassenbon ausgewiesen werden können.
• Das Kassensystem sollte die Möglichkeit bieten, Trinkgelder individuell den Arbeitnehmer:innen zuordnen zu können. Dies erleichtert nicht nur die richtige Abrechnung, sondern auch die Transparenz für die Arbeitnehmer:innen.

Durch die sorgfältige Auswahl eines geeigneten Kassensystems kannst du so nicht nur deine interne Buchhaltung erleichtern, sondern auch sicherstellen, dass alle relevanten Anforderungen erfüllt werden.