Een nieuw kassasysteem? Belangrijke overwegingen

Bepaal wat voor onderneming u bent en wilt zijn

Uw kassasysteem is een stuk technologie waarmee u en uw medewerkers dagelijks werken en dat een belangrijke succesfactor voor uw zaak vormt. Bent u op zoek naar een nieuw kassasysteem, maak dan eerst een goede inventarisatie van wat voor onderneming u bent en wilt zijn.

Er zijn kassasystemen die specifiek ontwikkeld zijn voor een bepaalde branche, met bepaalde functies al ingebouwd. Misschien heeft u nu slechts één vestiging, maar bent u van plan om te groeien en op multi-filiaalniveau te werken. Of u laat nu nog gasten alleen fysiek op locatie bestellen en betalen, maar wilt in de toekomst misschien multi-channel werken via een geïntegreerde webshop. Breng uw plannen goed in kaart en inventariseer ook welke randapparatuur u wilt koppelen: pinapparaten, bonprinters, scanners, kassalades… Denk daarnaast ook na over verdere integratie van bedrijfsprocessen: misschien wilt u uw boekhoudpakket koppelen, de salarisadministratie of PMS-software.
 

Connectiviteit

Flexibiliteit en connectiviteit zijn twee belangrijke factoren als het gaat om tevreden gasten. Met een vaste kassa op de bar verwerkt u snel bestellingen, maar met een mobiele handheld kunt u uw gasten sneller van dienst zijn. En wat als de batterij van uw handheld leeg is? Dan wilt u beschikken over een vervangend device en de sessie kunnen overnemen. Allemaal elementen waarmee u rekening moet houden op het gebied van connectiviteit.

Tikken, swipen, drukken, sneltoetsen… Ga niet over één nacht ijs en probeer verschillende systemen uit. Vraag hierbij ook de mening van uw medewerkers, want als zij snel en eenvoudig met het systeem kunnen werken, hebben ze meer tijd voor de gasten. En dat levert u alleen maar voordelen op!
 

Denk goed na over uw investering

Bent u een startende ondernemer, dan heeft u te maken met grote investeringen en nog onzekere inkomsten. Misschien wilt u dan liever geld besparen op uw kassasysteem. Er zijn oplossingen in verschillende prijsklassen, maar let wel op de mate van service en support. Wanneer orders en data niet goed verwerkt worden en uw boekhouding in het gedrang komt, wilt u toch op elk moment bij de leverancier terechtkunnen en niet voor verrassingen komen te staan.
 

Features

Het zal u niet verbazen dat het beheren van artikelen, verwerken van bestellingen en afrekenen van orders tot de basisfunctionaliteiten behoren die elk kassasysteem tegenwoordig biedt. Hoe mutaties worden verwerkt, aanbiedingen ingesteld en vooraf gepland kunnen worden, en hoe omzetcijfers worden weergegeven, verschilt echter per systeem. Bepaal dus goed welke functionaliteiten voor u van belang zijn en waar de focus ligt:

• Is er sprake van op rekening betalen en het koppelen van debiteuren?
• Wilt u werken met afbeeldingen of symbolen op functietoetsen?
• Heeft u de voorkeur voor een kolomweergave of een tafelplattegrond?
• Wilt u artikelen met gesplitste btw snel kunnen mixen, zoals een Bacardi Cola?
• Zijn voorraadnotificaties voor u van belang?
• Wilt u meerverkoop stimuleren door complementaire items te tonen?

Kijk verder dankzij data

Ook wanneer u als eigenaar of bedrijfsleider niet aanwezig bent in de zaak, wilt u toegang hebben tot belangrijke cijfers. Een online kassasysteem dat realtime data in een dashboard toont, is dan een uitkomst. Dit type kassasysteem is vaak cloudbased, de backoffice werkt op meerdere devices en er worden automatische back-ups en software-updates verzorgd.

Zie uw kassasysteem ook als stuurmiddel: ontdek trends in de verkoopgeschiedenis, regel uw bezetting op basis van personeelscijfers of herhaal succesvolle kwantumkortingen.