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Fachwissen

Kalkulation und Dokumentation sind enorm wichtig für das wirtschaftliche Überleben

Simon Bernhard
June 2020

Die Coronakrise hat auch die Cateringunternehmen finanziell stark unter Druck gesetzt. Wir haben mit zwei Caterern gesprochen, die mit angepassten Menüs und einer überarbeiteten Preisgestaltung die Chance für einen erfolgreichen Wiedereinstieg nutzen. Dazu setzen sie das MenuKit von DISH ein.

 

Spreeküche setzt auf neue Konzepte und bewährte Kalkulationspraktiken

Der bürokratische Aufwand war für David Passenheim von der Spreeküche in Berlin schon immer recht hoch. Als die Coronakrise losging, musste er ständig Neukalkulationen durchführen. Niemand wusste, was und wie es weitergehen würde. Nach der Lockerung steht das Thema Umsatzgeneration ganz oben auf der Agenda der Spreeküche. „Wir haben darüber nachgedacht eine kleine Pop-Up-Kitchen mit einer kleinen Karte zu eröffnen. Auch Lieferdienste sind eine gute Alternative. All dies sind Kalkulationen, die ich momentan durchführe“, sagt David. Die Preisgestaltung ist ihm die wichtigste Größe: „Neu ist, dass man bei der Pop-Up Kitchen oder den Lieferservices weniger Personal verrechnen muss.“

David verbringt seinen Arbeitstag überwiegend mit Kataloggestaltungen, Neukalkulationen und dem MenuKit. Das DISH MenuKit erfasst digital die Zutaten für die Gerichte. Da der Service die Warenkosten mit den aktuellen METRO-Einkaufspreisen synchronisiert, entsteht für die Preiskalkulation mehr Transparenz und Gestaltungsspielraum. DISH MenuKit speichert die Daten in der Cloud. Damit lassen sich die Kalkulationen von jedem Standort in Echtzeit ausführen.


David Passenheim von der Spreeküche in Berlin

 

Neue Menüs für den Wiedereinstieg

Mithilfe der Kalkulationsgrundlage von DISH MenuKit hat David vier feste Buffet-Menüs geschrieben. David: „Im Sommer konzentrieren wir uns auf die BBQ-Saison. Unsere Kunden können sich aus einem Baukasten aus verschiedenen Salaten, Vorspeisen und Grillwaren ein Buffet zusammenstellen. Wir kalkulieren so, dass 25 Prozent des Preises vom Wareneinsatz stammen. Dies ist nötig, da wir Köche beim Grillen vor Ort beschäftigen und außerdem schon für die weniger ergiebige Wintersaison vorwirtschaften müssen.“

Bei der Kreation von Menus orientiert sich David an den Bausteinen „Gemüse“, „Sättigung“ und „Hauptkomponente“ für jedes Gericht. „Uns ist aber auch wichtig, dass wir ein reiches Farbspektrum präsentieren, damit nicht alles gleich aussieht.“ Der dritte, wichtige Faktor ist für David die Konsistenz der einzelnen Komponenten und ihr Zusammenspiel: „Es ist wahrscheinlich meiner Gourmetkariere geschuldet, dass ich darauf achte, immer etwas Cremiges und etwas Knuspriges einzubinden und auch alle Geschmacksrichtungen anzusprechen; dass also in jedem Gericht eine Kombination aus scharfen, salzigen, süßen und sauren Geschmäckern ist und auch alles gut harmoniert.“ David kam vor etwa 6 Jahren in die Cateringindustrie. Vorher arbeitete er in verschiedenen Sternerestaurants.

 

Nach der Lockerung: Kalkulation und Dokumentation des Wareneinkaufs sind enorm wichtig für das wirtschaftliche Überleben

Wie schaffen es die Caterer durch die Krise? „Meine Beobachtung ist, dass viele Caterer pleite gehen, weil sie sich unter Wert verkaufen. Ich habe nach einer Übernahme eines anderen Caterers dessen Geschäftsprozesse überprüft und die gröbsten Fehler waren die unzureichende Kalkulation und Dokumentation des Wareneinkaufs. Zweitens fällt der zu niedrig angesetzte Verkaufspreis ins Gewicht. Durch Price-Dumping in der Industrie können sich so viele nicht mehr halten“, meint David, der glaubt, dass Kunden oft gar nicht wissen, welcher Arbeitseinsatz hinter dem Catering steht.

Auch sollten die Betriebe nicht alle Anfragen annehmen, bevor sie die entsprechenden Rechnungen kalkuliert haben. „Sonst könnte es dazu kommen, dass man kurzfristig externes Personal einstellen muss. Das steigert die Betriebskosten enorm“. Viele Unternehmen würden diese Personalkosten nicht mehr tragen können, meint David. „Alles in allem sollte ein größeres Verständnis für die Umstände von Seiten der Gastronomie, der Kunden und der Caterer selbst bestehen.“

 


Felix Urbanek von REX-EAT in Wien

Rex-Eat nutzt Lockdown für eine komplette Neukalkulation

Felix Urbanek von REX-EAT in Wien will mit seinem nachhaltigen Essensservice möglichst keinen Müll produzieren. Dazu liefert er Büromitarbeitern mit Essen gefüllte Rexgläser. Die Gerichte werden online bestellt, der Speiseplan wechselt wöchentlich und etwa so lange halten auch die Gerichte in den Gläsern. Momentan sammelt das Team die verliehenen Gläser ein, die REX-EAT in den letzten Wochen in die Wiener Homeoffices geliefert hat.

Vor der Coronakrise befand sich sein Unternehmen in einer starken Wachstumsphase. Felix kümmerte sich überwiegend um die Neukundenakquise. Jetzt geht es vor allem um Umsatzgenerierung, Marketinginitiativen und Zielgruppendefinitionen. Aber nicht nur das. Insbesondere die Preiskalkulation und die Menügestaltung steht auf dem Prüfstand. „Früher haben wir ganz klassisch mit einer Excel-Tabelle gearbeitet. Jetzt setzen wir das DISH MenuKit ein. Damit können wir die Wareneinsätze in Prozent direkt sehen und daher die Kosten direkt zuordnen.“

 

Richtig kalkulieren für das weitere Wachstum

Die Zettelwirtschaft und schnöden Exceltabellen sind mit DISH MenuKit endlich vorbei. Bereits zu Beginn des Lockdowns ergriff Felix die Chance, um alles neu zu kalkulieren und auch Skalierungseffekte für das weitere Wachstum einzurechnen. „Ich habe alle Rezepte nochmals durchgearbeitet. Manche Kostenfalle konnte ich mit DISH MenuKit vermeiden, indem ich einige Zutaten reduzierte, deren Menge bei einer höheren Skalierung nicht mehr mit dem Gericht harmonieren würden“, so Felix.

Im Vergleich zu Restaurants kann Felix leichter kalkulieren: „Durch die Vorbestellung können wir portionsweise arbeiten. Daher sind Kalkulationen für uns einfacher. Wenn man ein klassisches Cateringunternehmen ist, dann darf man nie zu wenig Ware dabeihaben. Leider weiß man nie, wie viel auch abgenommen wird.“

Worauf achtet Felix bei der Menü- und Preisgestaltung? „Wir haben alle Mahlzeiten in DISH MenuKit kategorisiert. Nach diesen Kategorien stellen wir Wochenmenus zusammen. Wir geben vor, wie viele Gerichte aus den Kategorien vertreten sein müssen.“ Hinzu kommen weitere Kriterien. Beispielsweise das Wetter: „Oft passen unsere Kunden ihre Essvorlieben an das Wetter an“, sagt Felix. Bei der Preiskalkulation setzt er auf eine Mischkalkulation. „Uns ist es wichtig, dass wir die Wochen des Monats aufteilen und nicht mehr als einen Top-Seller pro Woche verkaufen.“

Weniger Gerichte, weniger Auswahl: Das ist nur ein Trend, den Felix in der Gastronomie sieht. „Ich glaube aber auch, dass sich eine Mischung aus bodenständigen, bekannten Gerichten und neuen, überraschenden Speisen weiterhin durchsetzen wird. Zum Beispiel werden wir noch mehr Neuerfindungen herkömmlicher Gerichte sehen.“

 

Felix Urbanek von Rex-Eat und David Passenheim von der Spreeküche benutzen unser DISH MenuKit für die Menü- und Preisgestaltung. Wenn ihr wissen wollt, wie es genau funktioniert und wie ihr es einsetzen könnt, dann findet ihr auf DISH Menukit weitere Informationen. 

 

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