Automatisch personeel plannen: 7 manieren om planningssoftware het werk te laten doen
Het plannen van personeel is geen gemakkelijke klus. Het kost veel tijd en denkwerk om een efficiënte planning te maken waar iedereen tevreden mee is. Gelukkig bestaat er tegenwoordig handige software om het u makkelijker te maken. Met een personeelsplanningstool kunt u veel onderdelen van uw planning automatiseren. Zo bespaart u tijd, optimaliseert u de personeelsbezetting en verlaagt u de personeelskosten. Wij delen 7 manieren waarop personeelsplanningssoftware u werk uit handen kan nemen.
1. Standaardrooster: met één klik een ingevuld rooster
Met een online personeelsplannings-tool kunt u één of meerdere standaardroosters aanmaken, die u wekelijks uitrolt. In zo’n standaardrooster geeft u aan welke diensten terugkerend moeten worden ingevuld én wie daarop moet worden ingepland. Is een vaste medewerker ziek of op vakantie? Of wordt een dienst flexibel ingevuld? U ziet in één oogopslag welke diensten nog openstaan.
2. Voorspel de benodigde capaciteit
Met online planningssoftware voor personeel maakt u eenvoudig forecasts op basis van historische gegevens en weersverwachtingen. Dankzij slimme koppelingen kunt u data uit uw andere systemen automatisch in de DISH Personeelsplanner laden. Met al deze waardevolle informatie voorspelt u nauwkeurig de benodigde capaciteit en zorgt u voor een optimale bezetting. Zodra u iemand inplant, berekent de DISH Personeelsplanner automatisch de personeelskosten op basis van zijn of haar uurloon. Zo ziet u direct of u binnen het budget blijft.
3. Participerend roosteren: de medewerker aan de knoppen
Zelfroosteren wint steeds meer aan populariteit. Het bespaart de planner veel tijd, omdat medewerkers nu zelf (een deel van) de verantwoordelijkheid dragen. Bovendien verhoogt het de betrokkenheid: medewerkers hebben meer invloed op hun rooster en zien het grotere geheel beter. Ze kunnen hun werk-privébalans beter in de gaten houden, wat leidt tot minder verzuim.
Dankzij de personeelsplannings-app kunt u medewerkers op verschillende manieren invloed geven op hun rooster. Bijvoorbeeld door hen te laten aangeven wanneer ze wel of juist niet willen werken, door hen te laten reageren op open diensten of zelf diensten te ruilen. Ook kunt u via de app inzicht geven in hun verlofsaldo, overuren en toeslagen. Als werkgever bepaalt u zelf in welke mate zelfroosteren wordt toegepast.
4. Registreer uren automatisch en stuur alles met één klik naar uw salarisadministratie
Dankzij online personeelsplanningssoftware worden de gewerkte uren automatisch geregistreerd. Dat kan via onze app of met de NOA, ons slimme kloksysteem. Met een persoonlijke pas (zoals een OV-chipkaart of pinpas) klokken medewerkers snel in en uit. Overuren, toeslagen en verlofuren worden automatisch berekend en verwerkt. Zo verzamelt u alle gegevens die u nodig heeft voor de salarisadministratie op één plek. En dankzij onze slimme koppelingen stuurt u deze met één klik door naar uw loonadministratiesoftware.
Bovendien krijgt u automatisch een seintje als u niet aan de wetgeving, zoals de Arbeidstijdenwet, voldoet. Ook met CAO-regels houdt de DISH Personeelsplanner automatisch rekening. U kunt zelfs verschillende CAO-regels per medewerker selecteren. Zo voorkomt u fouten en daarmee boetes of andere problemen.
5. Automatiseer alles rond verlof
In de DISH Personeelsplanner is alles rond verlof geautomatiseerd. Uw medewerkers kunnen via de app zelf verlof aanvragen. Keurt u de verlofaanvraag goed? Dan wordt deze automatisch verwerkt in de planning. De diensten waarop de medewerker tijdens de verlofperiode stond ingepland, komen vrij, zodat u direct ziet welke gaten er in de personeelsplanning ontstaan. Ook het verlofsaldo wordt automatisch bijgewerkt. In een automatisch gegenereerd rapport ziet u in één oogopslag wie wanneer verlof heeft aangevraagd.
6. Automatisch inzicht in handige planinformatie
Tijdens het plannen hebt u snel toegang tot waardevolle informatie. U ziet bijvoorbeeld de verwachte omzet, het budget, het weer en gegevens die u vanuit uw andere systemen in de DISH Personeelsplanner hebt geladen. Ook informatie over uw personeel heeft u direct bij de hand, zoals beschikbaarheid, certificaten en overurensaldi. Zo maakt u moeiteloos de meest optimale planning.
7. Een personeelsplanning op basis van AI
Artificial intelligence (AI) maakt een flinke opmars en vertaalt zich steeds meer in automatisch plannen. Hier krijgen wij regelmatig vragen over, maar voor veel organisaties is dit nog een stap te ver. Hiervoor is het namelijk eerst belangrijk dat de juiste data wordt verzameld. Deze stap is bij ons in ontwikkeling; hierover later meer.