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Fachwissen

Die Erfolgskennzahlen für ein profitables Geschäft

Uwe Ladwig
August 2020

Mit Kennzahlen kannst du dein Geschäft schneller und besser steuern

Ob Deckungsbeitragsrechnung, Speiseplan- oder Dienstplanoptimierung: Überall entstehen Kennzahlen, mit denen du dein Geschäft schneller und genauer steuern kannst. Da du kein „Datenanalyst“ bist, der den ganzen Tag konzentriert an komplexen Datenmodellen sitzt, wirst du diese Art des „Controllings“ möglicherweise als lästige Zeitverschwendung ansehen. Dabei brauchst du täglich nur fünf bis sieben Zahlen in dein Erfolgskennzahlen-System eintragen, mit denen du dann alle Kennzahlen abbilden kannst. Das dauert höchstens zehn Minuten, wird aber dein Ergebnis nachhaltig verbessern.

Kennzahlen? Die bekomme ich doch als betriebswirtschaftliche Auswertung von meinem Steuerberater, wirst du einwenden. Allerdings kümmert er sich eher um deine Steuer und nicht um deine wirtschaftliche Betriebsführung. Zudem musst du zwei bis drei Wochen warten, bis die BWA fertig ist, die lediglich einen 30-Tage-Durchschnitt ausweist.  Das ist als Entscheidungsgrundlage recht dünn. Denn nach dem Pareto-Prinzip verdienen Gastronome im Monat nur an 20 Prozent der Tage richtig Geld. Genau diese Mikrotrends gilt es aufzuspüren. Und das geht nur mit Kennzahlen, die tägliche – oder sogar stündliche – Entwicklungen dokumentieren. Mit Kennzahlen kannst du schneller bessere Entscheidungen treffen und sie helfen dir auch bei der Mitarbeiterführung.

 

Was solltest du täglich eingeben?

Während es in der Gastronomie einige Dienstplan-, Warenwirtschafts- und Preiskalkulationsprogramme gibt, kenne ich noch kein System, dass wirklich alle Kennzahlen ausgibt. Auch wenn es zunächst sperrig wirkt, empfehle ich die Eingabe der Kennzahlen in Excel. Denn das hat einige Vorteile: Da du die Zahlen selbst eingibt – idealerweise noch abends oder, auch okay, am nächsten Vormittag – verfolgst du die Entwicklungen genauer. Du merkst sofort, wenn du etwas nicht richtig eingetragen hast und welche Tage erfolgreicher als andere waren. Diese Art der „menschlichen Qualitätskontrolle“ hilft dir, schon während der Eingabe einen guten Überblick zu bekommen.

Du brauchst lediglich eine Handvoll Zahlen, um die wichtigsten Kennzahlen zu ermitteln. Täglich solltest du den Umsatz aus Speisen und Getränke sowie die Anzahl der Gäste aus dem Kassensystem übertragen. Die Mitarbeiter-Stunden für die Küche und den Service kannst du aus dem Dienstplan ziehen. Der größte Aufwand liegt in der Regel im Erfassen des Wareneinsatzes durch den Küchenchef. Diese Zahlen kannst du aber auch aus der Buchhaltung nehmen. Aber auch hier hilft es, wenn der Küchenchef die Zahlen zumindest zu Beginn manuell eingibt, um während der Eingabe Entwicklungen besser zu verstehen. Hat sich das Eingeben eingeschliffen, benötigst du dafür täglich höchstens zehn Minuten. Dann kannst du nach dem Motto „Analyse öffnet die Augen“ die Kennzahlen auswerten.

 

Mit diesen Kennzahlen solltest du dich täglich beschäftigen: 

  • Deckungsbeitrag 2 {Umsatz-Wareneinkauf (WE*)-Personalkosten (PK)}
  • Deckungsbeitrag 1 pro Gast {Umsatz- WE* / Gäste}
  • Deckungsbeitrag 2 pro Gast {Umsatz- WE-PK / Gäste}
  • Umsatz pro Sitzplatz {Umsatz / verfügbare Sitzplätze} Ziel:  20,00 – 25,00 €
  • Umsatz pro Gast {Umsatz / Gäste}
  • Umsatz pro Mitarbeiterstunde {Umsatz / Arbeitsstunden}
    Ziel mindestens:  50,00 – 60,00 €
  • Personalkosten in % {PK / Umsatz x 100} Ziel zwischen: ca. 30 – 35%
  • Auslastung in % {Gäste x 100 / verfügbare Sitzplätze}
  • Verhältnis F&B {Umsatz Getränke x 100 / Umsatz F&B} Ziel: ca. 35- 40% Getränkeanteil

*Kalkulatorischer Wareneinsatz aus der Rezeptur/WaWi

Insbesondere den Deckungsbeitrag 2 solltest du dir genau anschauen. Im Beitrag „Warum du jetzt auf Deckungsbeitragskalulation umsteigen solltest“ erkläre ich, warum der Deckungsbeitrag 2 die wichtigste Kennzahl für dein Geschäft ist.

 

Die richtigen Erkenntnisse aus den Kennzahlen

Selbst wenn du alle relevanten Kennzahlen erfasst, wird dein Geschäft nicht unbedingt besser. Es kommt darauf an, welche Erkenntnisse du aus den Zahlen ziehst und welche Maßnahmen zur Verbesserung du einleitest. Schließlich sollen die Kennzahlen dem Management dienen. Du kannst über die Kennzahlen nicht nur langfristige Trends verfolgen, sondern auch kurzfristig herausfinden, was gut und weniger gut lief und darauf reagieren.

Statt Kennzahlen als ewige Warnung zu verstehen, kannst du sie auch als Erfolgskontrolle und als Motivator für dich und dein Team einsetzen. Viele Gastronomen rücken die Kennzahlen nicht an ihre Mitarbeiter heraus, weil sie Angst haben, die Mitarbeiter wollen mehr Geld (wenn es gut läuft) oder sind sehr besorgt (wenn die Zahlen nicht stimmen). Dabei hilft mehr Transparenz dabei, dass sich das Team auch wirklich als verschworene Gruppe identifiziert. Mit Kennzahlen lassen sich gemeinsam hohe Ziele erreichen und gemeinsam auch den Bock umwerfen, wenn es mal weniger gut läuft. Andere Gastronomen geben keine Kennzahlen heraus, weil sie schlichtweg keine haben.

 

Fang mit den Kennzahlen an, die du schon hast

Der Erfolgsfaktor des Kennzahlensystems ist, dass du die Kennzahlen regelmäßig und vollständig ermittelst. Allerdings brauchst du keinen kompletten Kennzahlenkatalog für den Start. Wichtig ist, dass du überhaupt anfängst. Nachdem du die ersten Kennzahlen ermittelt hast, kannst du daraus eine Vorgabe und ein Budget vergeben. Diese Vorgaben kannst du dann über die Zeit (Stunden, Tage oder Monate) vergleichen und dir Ziele setzen. Vielleicht kannst du deine Kennzahlen mit den Kennzahlen befreundeter Gastronomen vergleichen. Das Beurteilen der Kennzahlen wird das „Kernstück“ genannt. Hier hilft ein Kennzahlenkatalog, mit dem du jede Kennzahl einzeln beurteilen und die nötigen Schlüsse ziehen kann.

So wie ein Flughafen einen Notfallplan hat, wenn beispielsweise ein Flugzeug über die Landebahn schlittert, solltest du für dich festlegen, was du entscheidest, wenn sich Kennzahlen nicht wie erwartet entwickeln. Auch wenn Gastronomen gerne emotional entscheiden wollen, helfen hier die „nackten Zahlen“, das Bauchgefühl zu bestärken oder vielleicht doch gegenzurudern. Wenn du genau weißt, wohin du willst und wie weit du davon weg bist, dann wirst du damit schon kurzfristig mehr Erfolg haben. Kennzahlen weisen dir den Weg dahin.

 

Uwe Ladwig ist Inhaber von F & B Support in Willich. Er unterstützt Gastronomen bei betriebswirtschaftlichen Herausforderungen, bietet Beratung, Coaching, Webinare, Onlinekurse, Seminare und Kalkulationspakete an. Mit dem Komplettpaket Erfolgskennzahlensystem erhaltet ihr ein fertiges System, bei dem alle notwendigen Kennzahlen täglich für die Steuerung eines gastronomischen Betriebes vorhanden sind. Weitere Infos und Fragen zu den Kennzahlen unter www.f-bsupport.de.

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